0  /  65

Работа фронт-офис

Содержание

Начальная страница

После запуска 1С: Отель пользователь увидит на экране окно, в котором можно условно выделить следующие области:

1 – начальная страница

2 – главное меню

начальная страница.png

Начальная страница

Примечание: Внимание! Чтобы вернуться на начальную страницу из любого окна программы, нажмите на закладку Начальная страница.
закладка начальная страница.png

На данной странице отображается учетная дата отеля.

учетная дата.png

Так же на начальной странице расположена ссылка Изменить отель. Обратите внимание, что изменить отель может только пользователь с правами на данное действие. Если соответствующих прав нет, то программа выдаст предупреждение.

Живая инструкция (нажмите плюсик):
Нет прав на смену гостиницы

В блоке Загрузка отображается уровень загрузки отеля.

уровень загрузки отеля.png

Если нажать на ссылку …% в данном блоке, то открывается форма сводных показателей отеля. В данной форме отображаются различные статистические данные.

сводные показатели.png

С помощью ссылок Заезд номеров, Занято номеров и Выезд номеров организован быстрый переход в журнал размещений (Фронт-офис) на соответствующие вкладки Заезд, Занято и Выезд номеров.

Обратите внимание, что под каждой из ссылок: Заезд номеров, Занято номеров и Выезд номеров, отражается соответственно количество номеров на заезд, количество занятых номеров и количество номеров на выезде.

Живая инструкция (нажмите плюсик):
Быстрый переход на соответствующие вкладки журнала Фронт-офис
Примечание: Подробнее про журнал Фронт-офис читайте в соответствующем уроке.

В блоке Состояние номеров отображается состояние номеров в отеле на текущий момент, а именно - количество номеров по каждому используемому статусу номера.

При нажатии на любой из статусов или на количество номеров в итоге Всего открывается форма со списком номеров с включенными соответствующими отборами. Например, при нажатии на Чистый откроется список всех номеров, находящихся в статусе Чистый.

Живая инструкция (нажмите плюсик):
Быстрый переход на форму списка номеров 
Примечание: Подробнее про Список номеров службы номерного фонда читайте в соответствующем уроке.

Главное меню

Набор пунктов меню, которые доступны в главном меню, зависит от настроек пользователя. Так для сотрудников службы приема и размещения как правило доступны пункты Главное и Фронт-офис.

В Главное обычно доступны отчеты, обработки, конвертер валют и сервис Попросить помощь

пункт меню главное.png

Пункт меню Фронт-офис содержит все основные инструменты, которые необходимы для работы сотрудника ресепшен. В последующих уроках данного курса мы познакомимся с большинством этих инструментов.

пункт меню фронт-офис.png

Наличие свободных номеров

Чтобы узнать количество свободных номеров в гостинице, можно воспользоваться формой Справка о наличии свободных номеров.

Обратите внимание, что с помощью данной формы можно:

Чтобы открыть форму Справка о наличии свободных номеров нажмите на Фронт-офис и выберите пункт Что свободно?

открыть форму Что свободно.png

Данная форма содержит таблицу, в которой отображается количество свободных номеров на конкретную дату по каждой категории номеров. Обратите внимание, что возле каждой категории номера в скобках указано количество номеров по данной категории в гостинице.

форма Что свободно.png

Например, по категории Double на 16 марта в наличии 19 свободных номеров из 20-ти имеющихся.

мест на дату.png

В таблице отображается информация о количестве свободных номеров только на определенное количество дней, которое задано в поле Дней.

количество дней.png

Выбрать дату, с которой начинается отображение количества свободных номеров, можно на панели  месяцев. Кроме возможности начать отображение с первого дня любого месяца года, также можно начать отображение с текущей даты – переключатель Сегодня.

панель месяцев.png

Примечание: При включенном переключателе Наличие в таблице отображается только количество свободных номеров.

переключатель наличие.png

При включенном переключателе Цены и наличие в таблице кроме количества свободных номеров отображается также стоимость номера по выбранному тарифу.

переключатель наличие и цены.png

Если тариф не выбран, то отображается только количество свободных номеров.

переключатель наличие и цены без тарифа.png

Если включен флажок Показ. предв., то в таблице кроме количества свободных номеров через косую черту отображается количество предварительно забронированных номеров.

показ предв.png


Как посмотреть наличие номеров с ценой?

Чтобы просмотреть наличие свободных номеров и стоимость откройте форму Справка о наличии свободных номеров.

открыть что свободно.png

В открывшейся форме переведите переключатель в режим Цены и наличие.

переключатель цены и наличие.png

В поле Тариф выберите тариф, по которому хотите просмотреть цены.

выбор тарифа.png

Внимание! Если поле Тариф пустое, то цены не отображаются.
пустой тариф.png

Если нужно просмотреть цены для определенного типа клиента, то выберите его в поле Тип клиента.

выбор типа клиента.png

Чтобы просмотреть цены с учетом определенной скидки, выберите тип скидки в поле Скидка.

выбор скидки.png


Бронирование

В данной главе Вы узнаете как работать с журналом брони. Научитесь создавать бронь и находить ранее созданные брони.


Журнал брони

Чтобы открыть Журнал брони нажмите в главном меню «Фронт-офис». Затем выберите пункт «Журнал брони».

открыть журнал брони.png

В открывшемся журнале брони можно выделить следующие области:

состав журнала брони

1 – панель фильтров

2 – командная панель

3 – область отображения

4 – панель данных группы

В область отображения выводится список всех броней. Кнопки для работы с бронями расположены в командной панели. Информация по выделенной брони отображается в панели данных группы. Для отображения броней определенного статуса используется вкладки статусов. Панель фильтров используется для отбора и отображения броней, которые удовлетворяют определенным условиям.


Панель фильтров

Панель фильтров содержит основные параметры отбора, дополнительные параметры отбора, вкладки статусов броней и переключатель режима отображения списка броней.

вся панель фильтров.png

Обратите внимание! По умолчанию в журнале отображается список броней с датой заезда на текущую дату.
Примечание: Как использовать фильтры при поиске броней смотрите в уроке Поиск брони.

Переключатель По номерам| По гостям используется для переключения режима отображения списка броней.

Если переключатель стоит в положении По номерам, то в списке броней отображаются только брони основных гостей номеров.

переключатель - по номерам.png

Если переключатель стоит в положении По гостям, то в списке броней отображаются брони всех гостей номеров.

переключатель - по гостям.png
Примечание: В области отображения броней брони основных гостей номера отличаются от броней неосновных гостей:

- ФИО основного гостя выделяется полужирным шрифтом

- отображается номер брони основного гостя


Командная панель

Ниже приведен список основных кнопок и их краткое описание.

новая бронь.png

Открывает окно для создания новой брони

скопировать.png

Открывает окно для создания новой брони как копии выделенной в списке брони

обновить.png

Обновляет список броней

лицевые счета.png

Открывает список лицевых счетов выделенной в списке брони

поселить.png

Открывает окно для создания размещения на основании выделенной брони

сканы.png

Открывает окно для автораспознавания паспортов. Используется при подключенном и настроенном устройстве для распознавания паспортов

изменить статус.png

Изменяет статус выделенной брони на выбранный из выпадающего списка

перейти.png

Позволяет открыть для выделенной брони:

- историю изменений по брони

- список счетов на оплату

- список размещений по брони

печать.png

Открывает список доступных печатных форм для выделенной брони

действия.png

Открывает список доступных действий для выделенной брони 


Панель данных группы

В панели данных группы отображается информация по группе гостей выделенной в списке брони.

панель группы данных.png

Среди отображаемых параметров: номер группы, дата создания группы,

дата ожидания оплаты по группе, менеджер группы, заказчик группы,

количество забронированных номеров в группе, количество занятых

номеров в группе, общий баланс по группе.

Кроме основных параметров группы, на панели отображается список всех счетов на оплату выставленных по данной группе.

Чтобы открыть нужный счет на оплату дважды щелкните по данному счету в списке.

Примечание: По каждому счету на оплату визуально отражается уровень его оплаты:

полность оплаченный счет.png - полностью оплаченный счет;

частично оплаченный счет.png - частично оплаченный счет;

неоплаченный счет.png - не оплаченный счет.


Создание брони (из журнала брони)

Ситуация: Нужно создать бронь на одноместный номер на гостя Федорову Надежду Ивановну на период с 15.12 по 18.12 по корпоративному тарифу.

Чтобы создать бронь на один номер из журнала брони проделайте следующие шаги:

  1. Откройте журнал брони.
  2. В журнале брони нажмите кнопку «Новая бронь».
  3. новая бронь.png

  4. В открывшемся окне заполните как минимум основные параметры брони:

    основные параметры брони.png


    • Заезд - дата заезда гостя по брони. Введите вручную или выберите в календаре;

    • Выезд - дата выезда гостя по брони. Введите вручную или выберите в календаре;

    • Тип - тип номера, в который будет размещен гость;

    • Взрослые - количество взрослых в брони;

    • Дети - количество детей в брони;

    • Гость - выберите гостя следуя алгоритму ввода гостя;

    • Вид размещения - вид размещения, по которому будет размещен гость при заезде. Автоматически подбирается программой при изменении количества гостей в брони;

    • Тариф - тариф, по которому рассчитывается стоимость проживания гостя. Выберите из доступных тарифов. Автоматически подставляется тариф по умолчанию.

    Примечание: Особенности заполнения основных параметров брони описаны в соответствующем уроке. Описание дополнительных параметров брони смотрите в уроке Дополнительные параметры брони.

  5. Чтобы сохранить бронь нажмите кнопку «Записать и закрыть» .
  6. кнопка Записать и сохранить.png

После успешного создания брони программа может предложить распечатать подтверждение брони. Обратите внимание, что номер подтверждения бронирования совпадает с номером группы гостей.

подтверждение брони.png

новая бронь в журнале.png


Живая инструкция (нажмите плюсик):
Создание брони (из журнала брони)

Алгоритм ввода гостя

При создании брони необходимо указать гостя, на имя которого данная бронь оформляется. При этом велика вероятность того, что для данного гостя уже заведена личная карточка. Следовательно, прежде чем добавлять нового гостя нужно проверить нет ли гостя в базе, чтобы не создавать повторяющихся гостей. Такая проверка делается программой налету при вводе ФИО гостя в бронь, если следовать алгоритму описанному ниже. 

Алгоритм

1. Начните вводить фамилию в поле Гость №... - программа предложит список подходящих гостей.

начинаем вводить фамилию гостя.png

Примечание: Если список подходящих гостей слишком велик, то можно ввести имя и/или отчество для уточнения результата. уточняем ФИО гостя.png

2. Далее возможны три ситуации:

а. Если в списке имеется гость с указанными ФИО, и по дате рождения и/или по паспортным данным Вы видите, что это тот человек, то выберите гостя из списка щелчком мыши либо нажатием клавиши «Enter».

Живая инструкция (нажмите плюсик):
Гость есть в списке, и это тот человек 

б. Если в списке имеется гость с указанными ФИО, но по дате рождения и/или по паспортным данным Вы понимаете, что это не тот человек, тогда полностью введите ФИО гостя, нажмите клавишу «Esc» на клавиатуре, и только после этого подтвердите ввод нового гостя нажатием клавиши «Enter».

Живая инструкция (нажмите плюсик):
Гость есть в списке, но это не тот человек

в. Если в списке нет гостя с указанными ФИО, тогда вы полностью вводите ФИО клиента и подтверждаете ввод нового гостя нажатием клавиши «Enter».

Живая инструкция (нажмите плюсик):
Гостя нет в списке 

Обратите внимание, что новый гость автоматически будет добавлен в список клиентов при сохранении брони.

Примечание: Подробно особенности заполнения личной карточки гостя рассмотрены в уроке добавление нового гостя.

Особенности заполнения основных параметров брони

В данном уроке рассмотрим особенности заполнения основных параметров брони. Ради удобства выделим в брони следующие блоки:

1 - период проживания

2 – номер

3 – гости

4 – детали взаиморасчетов

5 – тариф

обязательные поля.png

Внимание! При создании брони удобнее заполнять основные параметры брони в порядке расположения выделенных блоков в брони.

Период проживания

В блоке период проживания обязательно укажите дату заезда в поле Заезд и дату выезда в поле Выезд, тогда продолжительность проживания рассчитывается автоматически в поле ночей. В полях, которые расположены под датами заезда и выезда дополнительно можно ввести время заезда и выезда соответственно.

заезд-выезд.png

Примечание: Можно ввести дату заезда и задать продолжительность проживания, тогда дата выезда рассчитается автоматически. Также можно ввести дату выезда и продолжительность проживания, тогда дата заезда рассчитается автоматически.
Живая инструкция (нажмите плюсик):
Изменение продолжительности проживания

Номер

В блоке номер обязательно укажите категорию номера в поле Тип. Дополнительно можно указать номер комнаты в поле Номер. Но обычно конкретный номер подбирается уже при поселении гостя.

тип номера.png

Примечание: Категория номера выбирается через форму Что свободно. Номер для размещения подбирается через форму Подбор номеров.

Гости

В блоке гости обязательно укажите количество взрослых и количество детей данной брони в полях Взрослые и Дети соответственно.

взрослые-дети.png

Примечание: Количество строк с данными гостей равно общему количеству взрослых и детей по брони. Соответственно, при изменении количества гостей изменяется количество строк с данными гостей.
Живая инструкция (нажмите плюсик):
Изменение количества гостей

После добавлении в бронь первого ребенка в блоке гости отображается поле Возраст для ввода возраста ребенка. Поле для ввода возраста подсвечено красным цветом и программа ожидает, что пользователь укажет возраст ребенка. А при каждом следующем увеличении количества детей отображается дополнительное поле для ввода возраста.

дети-возраст.png

Возраст можно ввести вручную или рассчитать его в автоматическом режиме. Для этого в соответствующем поле Гость №... укажите нужного гостя, и при подстановке гостя программа рассчитает его возраст на момент заезда и подставит в поле Возраст.

Внимание! Чтобы возраст детей рассчитывался в автоматическом режиме, заполняйте дату рождения в личных карточках соответствующих гостей.
Живая инструкция (нажмите плюсик):
Автоматическое определение возраста

Также после каждого изменения количества гостей программа пытается автоматически подобрать шаблон размещения гостей. Если шаблон найден, то в блоке данных гостей автоматически заполняются виды размещений для каждого гостя номера.

Если программа не может подобрать на указанное количество гостей шаблон размещения, то отображается соответствующее сообщение.

шаблон размещ не найден.png

Внимание! Если программа не подобрала шаблон размещения и не заполнила виды размещения гостей, то программа не даст сохранить такую бронь, пока не будут заполнены виды размещения.

В блоке гости в полях Гость №... обязательно укажите всех гостей брони. При выборе гостя придерживайтесь алгоритма описанного в уроке Алгоритм ввода гостя - это позволит избежать появления в базе гостей-дублей, когда для одного и того же гостя в базе заведено несколько личных карточек.

Примечание: В карточку гостя можно внести дополнительные данные, например возраст, прямо из брони.

гость доп данные.png

Обратите внимание, что в блоке гости находится флажок Раздельные счета, который используется при подборе шаблона размещения. Так если нужно создать бронь на весь номер, то выключите флажок Раздельные счета.

раздельные счета выключен.png

Если же нужно забронировать только одно место в номере, а не весь номер целиком, то включите флажок Раздельные счета

раздельные счета включен.png

Детали взаиморасчетов

В блоке детали взаиморасчетов укажите от кого ожидается получение оплаты по брони и предполагаемый способ оплаты в полях Платит и Способ оплаты соответственно.

Если бронь от частного лица, то укажите в поле Платит значение Гость и соответствующий способ оплаты.

платит гость.png

Если бронь от контрагента, то укажите в поле Платит значение Заказчик. Далее в открывшемся справочнике выберите контрагента. Выбранный контрагент подставляется в поле Заказчик, а способ оплаты, указанный в карточке выбранного контрагента, подставляется в поле Способ оплаты.

платит заказчик.png

Примечание: Если в карточке выбранного контрагента указано контактное лицо, то оно подставится в соответствующее поле.
Живая инструкция (нажмите плюсик):
Изменение типа плательщика

Тариф

В блоке тариф выберите тариф, по которому рассчитывается стоимость проживания за номер.

тариф.png

Примечание: По умолчанию подставляется тариф из настроек гостиницы.

Обратите внимание, что цена за сутки отображается в блоке тариф справа от поля Цена. Стоимость за весь срок проживания отображается справа от блока период проживания.

цена.png

Примечание: При изменении ценообразующих параметров, например тарифа, количества гостей, даты заезда, скрывается представление цены. Чтобы увидеть пересчитанную цену нажмите на ссылку Пересчитать, расположенную справа от блока период проживания.
Живая инструкция (нажмите плюсик):
Пересчет цены

 


Поиск брони

Чтобы найти ранее созданные брони откройте журнал брони и воспользуйтесь фильтрами.

фильтры.png


Дополнительные фильтры

По умолчанию дополнительные фильтры свернуты. Чтобы развернуть дополнительные параметры отбора нажмите на Поиск.

дополнительные фильтры.png

Примечание: Если свернуть панель дополнительных фильтров с установленными значениями параметров отбора, то список установленных отборов отобразится в заголовке. поиск свернутый с фильтром.png

На панели фильтров доступны следующие параметры:

Клиент – отбор броней по гостю

Тип номера – отбор броней по категории номера

Заказчик – отбор броней по заказчику (справочник Контрагенты)

Агент – отбор броней по агенту (справочник Контрагенты)

Автор – отбор по автору брони (справочник Сотрудники)


Вкладка переключения статусов

Для отбора броней по статусу используются вкладки статусов броней. Названия вкладок соответствуют используемым в программе статусам брони.

Примечание: На вкладке статусов броней некоторые вкладки доступны всегда. Так на вкладке Все отображаются все брони не зависимо от их статуса. На вкладке Действующие отображаются только действующие брони, т.е. брони по которым ожидается заезд. А на вкладке Не проведенные отображаются сохраненные, но не проведенные брони.
Живая инструкция (нажмите плюсик):
Отбор по сатусам брони

Основные фильтры

В основных фильтрах доступны следующие параметры:

Дата заезда – отбор по дате заезда.

Примечание: Кроме отбора по Дате заезда в журнале брони доступен отбор по следующим параметрам:
  • дата пребывания,
  • дата выезда,
  • дата создания (брони),
  • дата изменения (брони),
  • дата изменения статуса.
Чтобы провести отбор по одному из перечисленных параметров нажмите на кнопку Дата заезда и выберите нужный параметр, затем укажите нужную дату.

выбор параметра даты.png

Флажок в периоде используется совместно с отбором по дате. Если флажок выключен, то отбираются брони дата заезда которых приходится на указанную в параметре дату. 

в периоде выключено.png

Если флажок в периоде включен, то отображается дополнительное поле для ввода даты по. Тогда первое поле для ввода даты – это дата начала периода, а второе поле - это дата конца периода. В таком случае отбираются брони дата заезда которых попадает в указанный период. 

в периоде включен.png

Обратите внимание! В режиме отбора по дате в периоде нужно обязательно заполнить и начало, и конец периода.

Группа – отбор по группе гостей

Номер – отбор но номеру комнаты в брони

Поле Поиск – поиск по всем колонкам списка броней

Внимание! Если после ввода параметров отбора Вы не нашли нужную бронь, то попробуйте сделать следующее:
  • Переведите переключатель По номерам| По гостям в положение По гостям.
  • Очистите поле Дата заезда.
  • Проверьте что не введено лишнее в поле Поиск.

Редактирование брони

В прошлом уроке Вы освоили поиск броней через журнал бронирований. Найденную бронь можно открыть для просмотра и/или редактирования.


Чтобы открыть бронь можно воспользоваться одним из способов:

1.  Выделить бронь и нажать клавишу «Enter» на клавиатуре.

2.  Навести курсор мыши на бронь и дважды щелкнуть левую кнопку мыши.

3.  Навести курсор на бронь, щелкнуть правую кнопку мыши и нажать «Изменить» в контекстном меню.

открыть бронь.png


Внимание! Любую бронь (или размещение) можно открыть в одном из двух режимов:
  • общий режим - открывается список всех гостей данного номера.

    общий режим.png

    Обратите внимание, что в общем режиме в брони отображается количество взрослых и детей по брони. Все изменения, например, статуса брони, тарифа, номера комнаты и т.д., сделанные с бронью открытой в таком режиме применяются ко всем броням гостей из списка.

  • личный режим - открывается только бронь данного гостя.

    личный режим.png

    В личном режиме не отображается количество взрослых и детей по брони. Изменения, сделанные с бронью открытой в данном режиме, применяются только к данной брони и не изменяют другие брони данного номера.

Режим открытия брони определяется состоянием переключателя По номерам| По гостям. Если переключатель стоит в положении По номерам (отображаются только основные гости номера), то все брони открывается в общем режиме. Если переключатель По номерам| По гостям стоит в положении По гостям, то брони не основных гостей открываются в личном режиме.

Кроме того открыть бронь в личном режиме можно из брони, открытой в общем режиме. Для этого нажмите кнопку в конце строки с данными гостя.


Просматривать брони могут все пользователи. А вот редактировать брони могут только пользователи с определенными правами. При этом набор прав определяет степень доступности брони для редактирования и условия, при которых редактирование возможно.

Например, может быть разрешено редактировать бронь, но запрещено изменять контрагента.

запрещено редактировать контрагента.png

Или же разрешено редактировать действующую бронь, но запрещено редактировать не действующую бронь.

Изменение статуса брони

Статус брони можно изменить одним из представленных ниже способов. Первый способ позволяет изменить статус только одной брони на номер, а второй способ – сразу у нескольких броней на номер. 


Изменение статуса брони из документа брони

1.  Найдите в журнале брони нужную бронь.

нашли бронь.png

2.  Откройте бронь для редактирования.

3.  В открывшемся документе в поле Статус выберите статус, который нужно установить.

выбор статуса.png

Примечание: Если в настройках для текущего статуса брони заданы разрешенные переходы, то при выборе статуса отобразятся только доступные для перехода статусы.

разрешенные статусы.png

4.  Нажмите кнопку «Записать и закрыть».

сохранить бронь.png

В результате статус брони изменяется на указанный.

новый статус.png

Изменение статуса брони из журнала брони

1.  Найдите в журнале брони одну или несколько броней и выделите их.

нашли несколько броней.png

Примечание: Если нужно выделить сразу несколько броней, то это можно сделать следующим образом:

- нажмите на клавиатуре «Ctrl»+«A», чтобы выделить все брони в списке;

- зажмите на клавиатуре «Shift» и нажимайте стрелки «­↑»( «↓»), чтобы выделить рядом стоящие брони в списке;

- зажмите на клавиатуре «Ctrl» и мышью щелкните по нужным броням, чтобы выделить любые брони в списке.

2.  Нажмите кнопку «Изм. статус» в командной панели и выберите статус, который нужно установить выделенным броням. 

 выбор статуса несколько броней.png


Обратите внимание, что кнопка «Изм. статус» доступна так же из контекстного меню.

 выбор статуса несколько броней контекстное меню.png

В результате статус броней изменяется на выбранный.

новый статус несколько броней.png

Примечание: Если в настройках для текущего статуса (статусов) броней заданы разрешенные переходы, а вы пытаетесь перевести бронь в неразрешенный для перехода статус, то программа выдаст ошибку.

ошибка переход запрещен.png


Контрольные вопросы: Бронирование

Прежде чем переходить к изучению следующего раздела Размещение попробуйте ответить на следующие контрольные вопросы:

  1. Как открыть журнал бронирования?
  2. Зачем нужен переключатель По номерам| По гостям в журнале броней?
  3. Перечислите типы дат, по которым можно проводить отбор в журнале брони.
  4. Как используется флажок в периоде в журнале брони?
  5. Как создать новую бронь из журнала брони?
  6. Какие поля нужно обязательно заполнить при создании брони?
  7. Как правильно выбрать гостя в брони, чтобы избежать создания дублей гостей?
  8. Чему равен номер подтверждения брони?
  9. Что программа создает по умолчанию после проведения брони?
  10. Какими фильтрами можно воспользоваться для поиска ранее созданной брони?
  11. Какими способами можно изменить статус брони?

Размещение

В данной главе Вы научитесь работать с журналом Фронт-офис: проводить поселение гостей в номер, переселять гостей из одного номера в другой, выселять гостей.

Поселение гостя в программе можно провести двумя способами:

Размещение по брони проводится в том случае, когда гость заранее забронировал номер. Тогда при поселении данные брони (личные данные гостя, контактны, лицевые счета) автоматически наследуются размещением, а сотруднику ресепшен остается только проверить данные и ввести недостающие.

Если же гость приехал без предварительного бронирования, то проводится поселение с улицы. В таком случае создается новое размещение, которое вручную заполняется всеми нужными данными.

Журнал Фронт-офис

Журнал Фронт-офис является основным инструментом для работы с размещениями гостей.

Чтобы открыть журнал Фронт-офис нажмите в главном меню «Фронт-офис». Затем выберите пункт «Фронт-офис».

открыть фронт-офис.png

В открывшемся журнале Фронт-офис можно выделить следующие области:

области журнала размещений.png

1 – панель фильтров

2 – набор вкладок

3 – панель данных группы

4 – командная панель

5 – область отображения

В область отображения выводится список размещений созданных в отеле. Кнопки для работы с размещениями расположены в командной панели. Информация по выделенному размещению отображается в панели данных группы. Панель фильтров используется для отбора размещений, которые удовлетворяют определенным условиям.

Внимание! В панели фильтров журнала Фронт-офис расположен набор вкладок. Обратите внимание, что на вкладке Заезд отображаются брони, а на остальных вкладках: Выезд, Занято и Архив - отображаются размещения в соответствующих статусах. Поэтому состав командной панели может меняться при переключении вкладок. 
Примечание:  При изложении материала в данном уроке мы не будем каждый раз акцентировать внимание на том, что в области отображения на вкладке Заезд отображаются брони, а не размещения. 

Панель фильтров

Панель фильтров журнала Фронт-офис содержит основные параметры отбора, дополнительные параметры отбора, набор вкладок и переключатель режима отображения списка размещений.

Примечание: Как использовать фильтры при поиске размещений из журнала размещений смотрите в уроке Поиск размещений

На панели фильтров расположен набор вкладок. Обратите внимание, что в отличии от журнала броней их состав постоянный. Обратите внимание, что на вкладках Заезд, Выезд и Занято отображается количество номером и гостей ожидаемых к заезду, выезжающих и проживающих соответственно.

вкладки журнала фронт-офис.png

  • Вкладка Заезд - на данной вкладке отображаются все действующие брони с датой заезда до текущей даты включительно, т.е. брони по которым ожидается заезд гостей. При этом просроченные брони (дата заезда приходится на вчера или ранее) выделяются курсивом.
  • Вкладка Выезд - на данной вкладке отображаются размещения с датой выезда до текущей даты включительно, т.е. размещения по которым ожидается выезд гостей.  
  • Вкладка Занято - на данной вкладке отображаются размещения проживающих в номерах гостей.
  • Вкладка Архив - на данной вкладке отображаются все размещения созданные в гостинице не зависимо от их статуса, дат заезда и выезда.

Переключатель По номерам| По гостям используется для переключения режима отображения списка размещений следующим образом: если переключатель стоит в положении По номерам, то в списке отображаются только размещения основных гостей номеров; если переключатель стоит в положении По гостям, то в списке отображаются размещения всех гостей номера. Отметим, что особенности использования аналогичного переключателя в журнале брони описаны в уроке Журнал брони.


Командная панель

Ниже приведен список основных кнопок и их краткое описание для ознакомления. Обратите внимание, что если не уточняется, то кнопка доступна и работает одинаково на всех вкладках журнала Фронт-офис.

Примечание: На командной панели расположена ссылка на выделенное размещение, которая в некотором смысле является разделителем для кнопок.

ссылка на размещение.png

Действия кнопок, которые расположены справа от ссылки на размещение, применяются к выделенному размещению. А действия кнопок, которые расположены слева от ссылки, не привязаны к выделенному размещению.

новая бронь.png

Открывает окно для создания новой брони (доступна только на вкладке Заезд

поселить по брони.png

Открывает окно для создания размещения. Обратите внимание, что со вкладки Заезд данная кнопка позволяет поселить на основании выделенной брони, а с вкладок Занято и Архив - позволяет провести поселение от стойки без привязки к выделенному размещению 

обновить.png

Обновляет список размещений (броней)

лицевые счета.png

Открывает список лицевых счетов выделенного в списке размещения (брони)

Выселить.png

Проводит выселение гостей выделенного размещения (доступно на всех вкладках кроме вкладки Заезд)  

регистрация иностранцев.png

Открывает окно для создания записи в журнал регистрации иностранного гражданина выделенного в списке размещения (доступно на всех вкладках кроме вкладки Заезд)   

ключи.png

Открывает окно для кодирования ключей привязанного к выделенному размещению (брони) электронных замков. Используется при подключенной и настроенной системе электронных замков

сканы.png

Открывает окно для автораспознавания паспорта гостя выделенного размещения (брони). Используется при подключенном и настроенном устройстве для распознавания паспортов

перейти.png

Позволяет открыть для выделенного размещения (брони):

- историю изменений

- список счетов на оплату

- акты (доступно на всех вкладках кроме вкладки Заезд)

- список броней по группе выделенного размещения (доступно на всех вкладках кроме вкладки Заезд)

- список размещений по группе выделенной брони (доступна только на вкладке Заезд)

печать.png

Открывает список доступных печатных форм для выделенного размещения (брони) 

действия.png

Открывает список доступных действий для выделенного размещения (брони)


Панель данных группы

В панели данных группы отображается информация по группе гостей выделенной в списке брони.

панель группы гостей.png

Среди отображаемых параметров по выделенной группе: номер группы, контрагент, количество номеров, количество гостей, сумма начислений, сумма оплачено и общий баланс. 


Поселение по брони

Ситуация: В гостиницу приехали гости, для которых заранее забронирован номер. Нужно разместить гостей в номере.

Чтобы поселить гостей по брони из Фронт-офис проделайте следующие шаги:

  1. Откройте Фронт-офис и перейдите на вкладку Заезд. Напомним, что на данной вкладке отображаются брони, по которым ожидается заезд, и просроченные брони. Просроченные брони выделены курсивом. 

  2. Найдите бронь по ФИО, дате заезда, названию организации, группе гостей (номер подтверждения бронирования) или другим параметрам.

  3. Выделите нужную бронь и нажмите кнопку «Поселить».

    поселить фронт-офис.png

  4. Обратите внимание:

    Провести размещение по брони можно и из журнала брони:

    1. Откройте журнал брони.
    2. Найдите бронь по ФИО, дате заезда, названию организации, группе гостей (номер подтверждения бронирования) или другим параметрам.
    3. Выделите нужную бронь и нажмите кнопку «Поселить».

      поселить гостей из журнала брони.png

    Примечание:

    Иногда перед поселением нужно открыть бронь и уточнить некоторые данные. Поэтому в командной панели документа Бронь также доступна кнопка «Поселить», которая работает аналогичным образом.


    поселить из брони.png

  5. После нажатия на кнопку «Поселить» открывается окно для создания размещения.
  6. окно размещения.png

    Внимание! Основные параметры размещения заполняются по умолчанию данными из брони, на основании которой создается размещение.
  7. Обязательно подберите номер для проживания гостей.

    подберите номер.png

  8. Если нужно заполните дополнительные параметры размещения и/или данные гостя. Заполнение гостя проводите по алгоритму описанному в уроке Алгоритм ввода гостя.
  9. Нажмите кнопку «Записать и закрыть», чтобы провести размещение.
  10. записать и закрыть размещение.png

    Примечание: Обратите внимание, что некоторые поля документа Размещение являются обязательными для заполнения, если у пользователя выключены соответствующие права в наборе прав.

    Поля, которые могут быть обязательными для заполнения

    Если какие-то обязательные поля не заполнены, то программа не проведет размещение и выдаст сообщение об ошибке следующего вида:

    не заплнены параметры.png

После успешного поселения открывается окно с лицевыми счетами гостей. Так же может сформироваться печатная форма гостя.

Живая инструкция (нажмите плюсик)
Поселение гостей по брони из Фронт-офис  
Поселение гостей по брони из журнала брони  

После сохранения размещения

В предыдущих уроках Вы научились выполнять поселение гостей в номер. В данном уроке Вы узнаете что происходит после успешного создания размещения.

  • После проведения размещения всегда открываются лицевые счета с начисленными услугами по тарифу.

    лицевые счета после размещения.png

    Предполагается, что после поселения гостей в номер сотрудник должен принять оплату за проживание. Работа с лицевыми счетами рассмотрена в соответствующем уроке.

  • В зависимости от настроек печатных форм по умолчанию может быть сформирована анкета гостя следующего вида:

    пчать формы гостя.png

    Анкету гостя можно распечатать или сохранить на компьютер.

  • После успешного проведения размещения бронь, по основании которой создано размещение, переводится в статус Заезд. Такая бронь называется документом-основанием для созданного размещения.

    статус после заезда.png


Дополнительные параметры размещения

Как уже отмечалось документ Размещение по своей структуре аналогичен документу Бронь. Поэтому почти все параметры размещения уже описаны в уроках Особенности заполнения основных параметров брони и Дополнительные параметры брони. Но имеется ряд специфических параметров доступных только в размещении, которые мы и рассмотрим в данном уроке.

  • Флажок Строго по брони - при выключенном флажке на лицевой счет гостя будут начислены услуги только за реальный период проживания, а при включенном флажке начисляются услуги за период, который формируется с учетом периода проживания указанного в брони-основании.

    Например:

    Пусть есть бронь с 12.10 по 16.10. Если гость заехал 13.10, то при включенном флажке датой заезда считается 12.10, а при выключенном – 13.10, дата выезда в обоих случаях - 16.10.

    Обычно флажок используется, если в карточке указано, что платит заказчик. Тогда при размещении по брони с включенным флажком на лицевой счет контрагента будут начислены услуги за тот период, который указан в брони. В случае раннего заезда или задержки выезда, услуги рассчитанные и относящиеся к периоду, не входящему в период брони, будут рассчитаны по базовому тарифу и начислены на лицевой счет гостя для оплаты за наличный расчет.

    Например:

    Пусть имеется бронь с 01 сентября 12:00 по 2 сентября 12:00 по корпоративному тарифу. Проживание по этой брони будет оплачено по «безналу» контрагентом. Гость хочет задержаться на несколько часов, например до 18:00, и желает доплатить за эту задержку наличными. Тогда при включенном флажке Строго по брони стоимость проживания с 1-го 12:00 по 2-е 12:00 начисляется на счет контрагента и закрывается безналичной оплатой, а на лицевой счет гостя начисляется доплата за задержку выезда по базовому тарифу.

  • Флажок У гостя есть доверенность на получение счета-фактуры

  • Флажок Минибар открыт


Поселение "с улицы"

В данном уроке Вы узнаете как провести поселение гостей "с улицы" используя журнал Фронт-офис.  

Примечание: Гость "с улицы" - это гость, который приехал в гостиницу без предварительного бронирования. Размещение гостя без брони также называют поселением "от стойки".
Ситуация: В гостинице на ресепшн подошла семья с целью поселиться в двухместный номер на три дня без предварительного бронирования.

Чтобы разместить гостей "от стойки" проделайте следующие шаги:
  1. Откройте Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.
  2. Нажмите кнопку Поселить

    поселить с улицы.png

  3. В открывшемся окне для создания нового размещения заполните как минимум обязательный набор полей размещения:

    обязательные поля размещение.png

    • Заезд - дата поселения гостя. Обычно это текущая дата, которая недоступна для изменения.
    • Выезд - планируемая дата выселения гостя.
    • Тип - категория номера, в которую размещается гость.
    • Номер - номер комнаты, в которую размещается гость. Для подбора используется форма Подбор номеров.
    • Взрослых - количество взрослых в размещении.
    • Детей - количество детей в размещении.
    • Гость №... - ФИО гостя.
    • Вид размещения - вид размещения гостя в номере. Заполняется программой автоматически.
    • Тариф - тариф, по которому рассчитывается стоимость проживания гостя.

  4. Чтобы сохранить размещение нажмите кнопку Записать и закрыть.

    записат и закрыть размещение.png

После успешного проведения размещения открываются лицевые счета гостя с начисленными услугами по тарифу. 


Живая инструкция (нажмите плюсик):

Поселение гостей "с улицы"

Поиск размещения

Чтобы найти ранее созданные размещения откройте журнал Фронт-офис и воспользуйтесь фильтрами.

фильтры журнала фронт-офис.png


Примечание: Как уже отмечалось ранее, на вкладке Заезд отображается список броней, по которым ожидается заезд, а на остальных вкладках - список размещений. В данном уроке описано, как проводить поиск размещений, но аналогичным образом проводится и поиск броней на вкладке Заезд.  

Основные фильтры

В основных фильтрах доступны следующие параметры:

Дата заезда – отбор размещений по дате заезда.

Дата выезда – отбор размещений по дате выезда.

Группа – отбор по группе гостей.

Номер – отбор но номеру комнаты в размещении.

Поле Поиск – поиск по всем колонкам списка размещений. 

Примечание: Поиск размещения по телефону или электронной почте гостя через поле Поиск не возможен. Это объясняется тем, что поиск отрабатывает только по тем полям, которые отображены в списке, а поля с контактными данными гостя не отображаются.

Дополнительные фильтры

По умолчанию дополнительные фильтры свернуты. Чтобы развернуть дополнительные параметры отбора нажмите на ссылку Поиск.

поиск свернут.png

поиск развернут.png

Примечание: Если свернуть панель дополнительных фильтров с установленными значениями параметров отбора, то список установленных отборов отобразится в заголовке.

поиск свернут с заданными фильтрами.png

На панели дополнительных фильтров доступны следующие параметры:

Клиент – отбор размещений по гостю

Тип номера – отбор размещений по категории номера

Заказчик – отбор размещений по заказчику (справочник Контрагенты)

Агент – отбор размещений по агенту (справочник Контрагенты)


Внимание! Если после ввода параметров отбора Вы не нашли нужное размещение, то попробуйте сделать следующее:
  • Переведите переключатель По номерам| По гостям в положение По гостям.
  • Проверьте, что не введено лишнее в поле Поиск.
  • Проверьте, что не выбраны лишние основные и/ или дополнительные фильтры.

Продление срока проживания

Ситуация: У гостя, проживающего в гостинице, изменились планы – он хочет остаться в номере еще на три дня.

Чтобы продлить срок проживания гостя, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.

    открыть фронт-офис.png


  2. Найдите размещение по ФИО, номеру комнаты, группе гостей или другим параметрам.

    поиск размещения.png

  3. Откройте размещение и измените дату выезда в поле Выезд.

    изменить дату выезда.png

    Примечание: Дату выезда можно выбрать из календаря или увеличить / уменьшить нажав на стрелочку «вверх» / «вниз».

    выбор даты выезда.png

    Обратите внимание, что при изменении периода проживания, а также других параметров размещения влияющих на стоимость, общая стоимость размещения "скрывается" за ссылкой <Пересчитать>. Соответственно, чтобы увидеть новую стоимость размещения нажмите на ссылку <Пересчитать>.

  4.  Нажмите кнопку Записать и закрыть, чтобы провести изменения. 

    записать и закрыть.png

  5. В открывшемся окне лицевых счетов отражается сумма доплаты по размещению. Обратите внимание, что можно сразу оплатить доначисленные услуги по тарифу.

    лицевой счет.png

В результате получаем размещение с продленным сроком проживания.

продленное размещение.png



Переселение в другой номер

Не редкость ситуации, когда нужно провести переселение гостей из одного номера в другой. Причины переселения могут быть разными, например, неудобства для гостей, возникшие по вине гостиницы. Тогда в самом простом случае нужно переселить всех гостей одного номера текущей датой в другой номер. 

Если нужно переселить не всех гостей номера и/ или запланировать переселение на определенную дату, то удобно воспользоваться мастером переселения.


Переселение всех гостей номера текущим временем

Чтобы переселить всех гостей номера текущей датой в другой номер, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.

    открыть фрронт-офис.png


  2. Найдите размещение по ФИО, номеру комнаты, группе гостей или другим параметрам.

    поиск размещения.png

    Обратите внимание, что до проведения переселения План изменений брони пустой.

    пустой план изменений.png

    Не забудьте посмотреть План изменений после переселения гостей в другой номер.

  3. Откройте размещение и выберите номер, в который нужно переселить гостей текущим временем.
    Примечание: Если при переселении гостей не изменяется категория номера, то нужно выбрать только номер в поле Номер.

    подбор номера.png

    Если же при переселении изменяется и категория номера, то сначала нужно выбрать категорию номера в поле Тип, а потом уже номер в поле Номер.

    при изменении категории номера.png

  4. Нажмите кнопку Записать и закрыть, чтобы подтвердить переселение гостей в другой номер.

    записать и закрыть.png

    Обратите внимание, что после проведения переселения в Плане изменений отобразятся строки с информацией об изменении номера.

    переселение.png


  5. В результате после успешного переселения гостей в размещении отображается последовательность номеров, в которых гость проживал.

    последовательность переселений.png

Переселение гостей с использованием "Мастера переселения"

В прошлом уроке Вы узнали, как переселить всех гостей номера текущим временем. Но возможны ситуации, когда Вам нужно переселить не всех гостей номера или запланировать переселение гостей через несколько дней. В таком случае удобно использовать Мастер переселения.

мастер пересления - области.png

Принцип работы с Мастером переселения очень простой. В окне мастера отображается список гостей номера. Нужно отметить галочками тех гостей, с которыми необходимо выполнить одно из действий: 

  • переселить в другой номер;
  • выселить из номера;
  • отметить, что гости проживают вне отеля;
  • продлить проживание в номере.

Затем выбрать действие для выполнения, заполнить параметры действия и нажать кнопку Выполнить, чтобы применить действие. 


Чтобы запланировать переселение гостей на определенную дату с помощью Мастера переселения, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.

    открыть фрронт-офис.png


  2. Найдите размещение по ФИО, номеру комнаты, группе гостей или другим параметрам.

    поиск размещения.png


  3. Откройте размещение, нажмите Действия и выберите пункт Мастер переселения.

    открыть мастер переселения.png

  4. В открывшемся окне Изменение условий проживания в списке гостей отметьте тех гостей, которых планируете переселить, и нажмите кнопку Переселить.

    выбор гостей.png

  5. Заполните параметры переселения и нажмите кнопку Выполнить.

    переселить гостей.png

    Начиная с - дата и время переселения, отмеченных галочкой гостей;

    В номер - номер комнаты, в которую переселяются отмеченные галочкой гости.


В результате в размещениях гостей, выбранных для переселения, отобразится запланированное переселение.

отметка о переселении.png

Дату и время переселения можно посмотреть в размещении в таблице План изменений, если открыть размещение в личном режиме

результат.png


Выселение гостей

Чтобы выселить гостей из номера, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Выезд.

    выселение - выезд.png


  2. Найдите размещение по ФИО, номеру комнаты, группе гостей или другим параметрам.

  3. Выделите размещение и нажмите кнопку Выселить.

    выселение - выселить.png

    Примечание: Иногда перед выселением нужно открыть размещение или лицевые счета, например, чтобы погасить долг клиента. Поэтому и в командной панели документа Размещения, и в панели итогов лицевых счетов доступна кнопка Выселить, которая работает аналогичным образом.
    выселить из размещения.png

    выселить из лиц. счета.png

  4. Откроется окно Время выселения для выбора даты и/ или времени выселения гостей. Укажите дату и/ или время выселения.

    время выселения.png

    Примечание: Возможность указывать дату и/ или время выселения регулируется правами пользователя.

  5. Нажмите кнопку OK, чтобы выселить гостей. Если нажать кнопку Закрыть, то процедура выселения будет отменена.

    выселение - выбор времени.png

Далее возможны варианты в зависимости от баланса на лицевых счетах выселяемого гостя.

Вариант №1. Если баланс выселяемого гостя не равен нулю (есть долг или переплата), то программа не даст провести выселение и выдаст сообщение вида:

баланс не равен нулю.png

В таком случае перейдите в лицевые счета гостя и оплатите начисленные услуги (проведите возврат оплаты). Затем нажмите кнопку Выселить в лицевых счетах.

Примечание: Возможность проводить выселение с долгом гостя или/ и долгом контрагента определяется правами пользователя.
Вариант №2. Если баланс выселяемого гостя равен нулю, то программа проведет выселение.

В результате после успешного выселения гостя у размещения изменяется статус на Выезд.Соответственно, в журнале размещений на вкладке Выезд размещение больше не отображается.

гостя нет на выезде.png

Примечание: размещения выселенных гостей можно найти в журнале Фронт-офис на вкладке Архив.

гость на архив.png


Подбор номеров

Форма Подбор номеров используется для подбора номеров при размещении гостей. Также используется при бронировании в конкретный номер, а не в категорию номера.

Данная форма открывается из брони или размещения, когда пользователь для размещения гостей выбирает номер из списка, а не вводит его вручную: 

  • ввод номера вручную

    ввод номера вручную.png

  • выбор номера из списка

    выбор номера из списка.png

В форме Подбор номеров можно условно выделить следующие области:

1 – Список номеров

2 – Панель фильтров

3 – Панель статусов номеров

подбор номеров - области.png

В списке номеров отображаются номера для размещения гостей. По умолчанию в списке номеров отображаются только номера с категорией указанной в размещении (брони), и в которые можно поселить гостей на период, указанный в размещении (брони). 

по умолчанию.png

Кнопка Показать занятые номера нужна, чтобы отобразить в списке еще и те номера, в которые нельзя поселить гостей на период, указанный в размещении (брони).

показать занятые номера.png

Панель статусов номеров позволяет отобрать из списка всех доступных номеров гостиницы только номера с определенным статусом. По умолчанию в списке номеров (при подборе номера во время поселения) устанавливается статус соответствующий свободному и чистому номеру (вкладка Чистый). Если нужно увидеть все номера, доступные для размещения гостей на указанном периоде, независимо от их статуса, то переключитесь на вкладку Любой.

Панель фильтров позволяет изменить условия отбора номеров не закрывая форму Подбор номеров.


Особенности отображения списка номеров 

Каждая строка списка номеров содержит информацию, которая позволяет подобрать номер наиболее подходящий для размещения гостей.

  • Номер – номер комнаты.

  • Статус номера – отображает текущий статус номера. Обычно большинство статусов выставляется автоматически программой. Например, статус грязного, но свободного номера выставляется при выезде гостя, а статус грязного и занятого номера – при заезде гостей в номер. Но есть статусы, которые могут выставляться вручную - статус чистого номера, статус чистого, но занятого номера.

    Вообще говоря статус номера используется как основной индикатор состояния номера - занят или свободен. Но статус номера меняется только при размещении в номер гостя, а при бронировании в конкретный номер статус номера не изменится, хотя на период бронирования такой номер будет считаться занятым. Поэтому в форме Подбор номеров строки списка соответствующие занятым номерам отмечается красным маркером, а соответствующие свободным номерам – зеленым маркером.

    На рисунке ниже все номера являются свободными на выбранном периоде, не смотря на их статусы.

    чистые номера.png


  • Тип номера – отображается категория номера.

  • Свободен с – дата освобождения номера. Выводится, если дата освобождения попадает в проверяемый период истории, иначе колонка не заполняется. Проверяемый период определяется параметром «Глубина просмотра истории» в настройках гостиницы. Соответственно, отображается только для доступных для размещения (бронирования) номеров.

  • Свободен по – дата, по которую номер свободен. Выводится, если она попадает в проверяемый период истории, иначе колонка не заполняется. Проверяемый период в данном случае всегда одинаковый – 7 дней. Отображается только для доступных для размещения (бронирования) номеров.

  • Гости – краткая характеристика всех гостей, проживающих в номере в указанный период. Отображается только для занятых или частично занятых номеров.
  • Для записи таких характеристик используются следующий шаблон:

    [<резервирование>]<количество><пол><гражданство> 

    • <резервирование> – если номер забронирован, то в шаблон подставляется символ «р». Если в номере размещены гости, то в шаблон ничего не подставляется;
    • <количество> - количество гостей, которые описываются данным шаблоном;
    • <пол> - пол гостей, которые описываются данным шаблоном. Символ «М» - мужской, «Ж» - женский. Если пол не определен - гость не указан в брони (размещении) или пол не указан в карточке гостя – то в шаблон подставляется символ «?»;
    • <гражданство> - гражданство гостей, которые описываются данным шаблоном. Гражданство отображается в круглых скобках соответствующим кодом из справочника Страны. Например, Россия – (RU). Если гражданство не определено - гость не указан в брони (размещении) или гражданство не указано в карточке гостя – то в шаблон подставляется символ «?».

    Например: Расшифруем характеристики гостей для следующего примера:

    шаблон гостей.png
     
    • номер 26 – размещение на двоих гостей (женщины, гражданство Россия - RU);
    • номер 27 – бронь на одного гостя (пол не известен, гражданство не известно).

  • Коды свойств номера – отображаются свойства номера, если такие заданы.

  • Фирма – юридическая организация (фирма), к которой относится номер.

  • Сообщения – отображаются все примечания и незакрытые задачи номера.

  • Свободно номеров – количество свободных номеров.

  • Свободно мест – количество свободных мест в номере.

Панель статусов номеров

Панель статусов используется для отбора номеров по их статусу. В панели отображаются закладки для всех статусов номеров из справочника Статусы номеров плюс вкладка «Любой», на которой отображаются все свободные на выбранном периоде номера гостиницы независимо от их статуса.

Панель фильтров

Панель фильтров используется чтобы уточнить условия отбора номеров.

  • Период с, по – дата заезда и выезда гостя. По умолчанию подставляется период из размещения (брони), для которого подбирается номер.

  • Тип номера – категория номера. По умолчанию подставляется тип номера из размещения (брони), для которого подбирается номер

  • Фирма – фирма, чей собственностью является номер. Используется если номерной фонд разделен между несколькими фирмами и нужно отобрать номера конкретной фирмы.

  • Квота – квота номеров. Используется если заданы квоты по номерам и нужно отобрать номера, которые входят в состав определенной квоты номеров.

Контрольные вопросы: Размещение

Прежде чем переходить к изучению следующего раздела попробуйте ответить на следующие контрольные вопросы:

  1. Как открыть журнал Фронт-офис?
  2. Какие вкладки доступны в журнале Фронт-офис?
  3. На какой вкладке отображается список всех проживающих в гостинице гостей?
  4. Как поселить гостя «от стойки» из журнала Фронт-офис?
  5. Как поселить гостя по брони из журнала Фронт-офис?
  6. Какие поля нужно обязательно заполнить при создании размещения?
  7. Что программа создает по умолчанию после проведения размещения?
  8. Какими фильтрами можно воспользоваться для поиска ранее созданного размещения?
  9. Как продлить период проживания в размещении?
  10. Как переселить всех гостей из одного номера в другой?
  11. Как переселить часть гостей из одного номера в другой?
  12. Как выселить гостей из номера?

Взаиморасчеты

Данная глава познакомит Вас с лицевыми счетами (фолио), на основании которых программа ведет баланс взаиморасчетов с клиентами и контрагентами.

Внимание! В рамках программы 1С:Отель и данного кура термины фолио и лицевой счет являются синонимами.

Гостиница оказывает клиенту услуги, которые начисляются на лицевые счета клиента или контрагента.

Создание фолио проводится различными способами:

  • автоматически при создании:
    • брони
    • размещения
  • вручную:
    • гостю
    • стороннему посетителю
    • контрагенту
    • группе гостей

Вообще говоря, лицевой счет – это нумерованный бланк, у которого в шапке записывается, какому клиенту он принадлежит, от какого контрагента и в каком номере проживает гость, указан полный период его проживания и другая информация. В таблицу транзакций лицевого счета вносятся все начисленные услуги и все платежи клиента. 

У одного клиента может быть несколько лицевых счетов. Например, в один лицевой счет можно вносить услуги проживания в гостинице, а в другой различные дополнительные услуги, такие как телефонные разговоры, бар, ресторан, прачечная и т.д. Наличие у клиента нескольких лицевых счетов позволяет разделять оказанные клиенту услуги и печатать различные бланки счетов с разным составом услуг. Кроме того, разные лицевые счета могут быть в различных валютах, что позволяет прайс-лист гостиницы указывать в различных валютах для различных услуг.

Внимание! В рамках одного лицевого счета все начисления выполняются в одной валюте этого лицевого счета. 


Открытие списка лицевых счетов

Внимание! В программе нет журнала лицевых счетов. Доступ к лицевым счетам осуществляется через конкретный объект - бронь, размещение, клиента, контрагента или группу гостей.

Поэтому чтобы открыть список лицевых счетов нужного объекта, сначала нужно найти этот объект в базе. Далее рассмотрим основные пути перехода к лицевым счетам конкретного объекта:

Открытие списка лицевых счетов брони

Чтобы открыть список лицевых счетов брони, проделайте следующее:

  1. Откройте журнал брони.

  2. Включите режим По гостям и найдите нужную бронь.

  3. Выделите нужную бронь и нажмите кнопку Лиц. счета.

    открыть лиц счета из журнала брони.png

  4. Примечание:

    Иногда перед тем как перейти к лицевым счетам, нужно открыть бронь и уточнить некоторые данные. Поэтому в командной панели документа Бронь также доступна кнопка «Лиц. счета», которая работает аналогичным образом.


    открыть лиц счета из брони.png

В результате откроется окно лицевых счетов гостей выделенной брони.

Обратите внимание, что в списке лицевых счетов отобразятся счета не только гостя из выделенной брони, но и  проживающих с ним гостей, т.е. лицевые счета всех гостей одного номера.

Открытие лицевых счетов размещения

Чтобы открыть список лицевых счетов размещения, проделайте следующее:

  1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.

  2. Включите режим По гостям и найдите нужное размещение.

  3. Выделите нужное размещение и нажмите кнопку Лиц. счета.

    открыть лиц счета из фронт-офис.png

  4. Примечание:

    Иногда перед тем как перейти к лицевым счетам, нужно открыть размещение и уточнить некоторые данные. Поэтому в командной панели документа Размещение также доступна кнопка Лиц. счета, которая работает аналогичным образом.


    открыть лиц счета из размещения.png

В результате откроется окно лицевых счетов гостей выделенного размещения.


Про особенности работы с лицевыми счетами смотрите в следующем уроке.


Открытие списка лицевых счетов гостя

В предыдущих уроках Вы узнали как открыть список лицевых счетов брони и размещения. Но иногда нужно продать услуги гостю, который не проживает в отеле (т.е. в программе нет ни брони, ни размещения на этого гостя). В данном уроке Вы узнаете как открыть список счетов гостя.

Чтобы открыть список лицевых счетов гостя, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте справочник Клиенты (гости) – выберите в главном меню пункт Фронт-офис, выберите пункт Клиенты (гости).

    справочник клиенты(гости).png

  2. В открывшемся окне Клиенты (гости) найдите карточку гостя введя фамилию, имя и отчество в соответствующие поля.

    поиск гостя.png

  3. Далее возможны два варианта в зависимости от того нашлась карточка клиента или нет.

    Вариант №1. Если нашли карточку гостя, то откройте карточку гостя двойным щелчком мыши и нажмите кнопку Лиц. счета.

    гость - лицевые счета.png

    Откроется окно лицевых счетов гостя.

    Вариант №2. Если не нашли карточку гостя, то создайте новую карточку гостя.
    1. Для этого нажмите кнопку Создать.
    2. поиск гостя - нет гостя.png

    3. В открывшемся окне Клиенты (гости) заполните как минимум поля Фамилия, Имя и Отчество. Если нужно укажите Дату рождения и Пол. Нажмите кнопку Записать.
    4. гость - создание нового.png

    5. В открытой карточке гостя нажмите кнопку Лиц. счета.
    6. гость новый - лицевые счета.png

    Откроется окно лицевых счетов гостя.


  4. Далее опять возможны два варианта в зависимости от того есть у гостя лицевые счета или нет.
    Вариант №1. У гостя нет ни одного лицевого счета.

    гость - нет лиц счета.png

    1. Тогда в окне лицевых счетов нажмите кнопку +Добавить фолио.
    2. гость - добавить фолио.png

    3. В открывшемся окне Лицевой счет: Фолио №… в поле Описание напишите, например «Доп. услуги», и нажмите кнопку Записать и закрыть.
    4. лиц счет - записать и закрыть.png

    5. В окне лицевых счетов отобразится новый лицевой счет.
    6. гость - есть лиц счет.png

    Вариант №2. У гостя уже есть лицевой счет, с которым можно продолжать работу.

В итоге имеем открытое окно лицевых счетов гостя, в котором можно работать с лицевыми счетами.

Окно лицевых счетов

В предыдущем уроке Вы узнали как открыть список лицевых счетов гостей брони. В данном уроке Вы узнаете про основы работы со списком лицевых счетов.

В окне лицевых счетов можно условно выделить следующие области:

окно лицевых счетов.png

1 – Панель лицевых счетов

2 – Рабочая область

3 – Панель итогов

В панели лицевых счетов отображаются все счета главного гостя и остальных гостей, проживающих совместно с ним в одном номере. Выбранное в списке лицевых счетов фолио является текущим. В рабочей области отображается номер, баланс и список всех операций по текущему лицевому счету: начисления, сторно, платежи, возвраты и др. Баланс по всем лицевым счетам гостей номера отображается в панели итогов.


Панель лицевых счетов

На панели лицевых счетов расположен переключатель Два окна. По умолчанию данный переключатель находится в положении «выключен» и доступна только одна рабочая область с текущим лицевым счетом.

режим одно окно.png

В однооконном режиме текущий лицевой счет выделен голубым цветом на панели счетов, а остальные счета серого цвета.

текущий счет - одно окно.png

Чтобы перейти в режим двух окон переведите переключатель оконного режима в положение «включен». В двухоконном режиме отображается две рабочие области, в которых отображаются разные лицевые счета. Поэтому двухоконный режим удобен, если нужно выполнить операции переноса депозита или переноса услуги из одного счета в другой счет.

режим двух окон.png

В двухоконном режиме есть два текущих лицевых счета, которые выделены голубым и зеленым цветом, остальные лицевые счета – серого цвета. Причем цвет счета в панели счетов и цвет шапки соответствующего лицевого счета в рабочей области совпадают.

текущий счет - два окна.png

Примечание: В двухоконном режиме при выборе лицевого счет в панели счетов он отображается в текущей рабочей области. Текущая рабочая область выделена серой рамкой.

текущая рабочая область.png

Чтобы сменить текущую рабочую область нужно щелкнуть мышью по балансу соответствующего лицевого счета в правом углу шапки.

смена текущей рабочей области.png

Кроме того в панели счетов находится кнопка Добавить фолио, с помощью которой можно добавить новый лицевой счет на главного гостя номера .

новый лиц счет.png


Рабочая область

Рабочая область представляет собой представление лицевого счета, которое состоит из шапки счета, командной панели и таблицы транзакций счета.

рабочая область лицевой счет.png

В шапке счета в левом углу отображается номер счета, ФИО гостя и баланс лицевого счет.

Примечание: Если нажать на номер счета в шапке, то откроется соответствующий счету документ.

документ лицевой счет.png

В документе лицевой счет можно, например задать описание лицевого счета в поле Описание.

В командной панели лицевого счета расположены кнопки, которые позволяют выполнять следующие основные операции:

  • оплата услуг
  • возврат оплаты
  • начисление услуг
  • сторнирование начислений
  • корректировка начислений
  • выбор печатной формы
  • преавторизация
  • перенос услуг/ депозита

С особенностями проведения перечисленных операций Вы познакомитесь в следующих уроках.

Функциональность кнопок командной панели кратко описана ниже в таблице:

Каждая строка таблицы транзакций счета соответствует определенной операции, например начислению услуги, а двойной щелчок мыши по ней открывает соответствующий операции документ.

документ платеж.png


Панель итогов

панель итогов.png

В левом углу панели итогов отображается общий баланс по всем лицевым счетам отображенным в панели лицевых счетов. Обратите внимание, что баланс рассчитывается отдельно по счетам контрагента - "к оплате организацией", и по счетам гостя - "к оплате клиентом".

В правом углу панели итогов счета отображается ссылка на документ-основание лицевых счетов отображенных в панели счетов. 

Кроме того на панели доступны кнопки Обновить и Выселить.

Кнопка

Действие

обновить.png
Обновляет транзакции текущих лицевых счетов
выселить.png
Выселяет всех гостей отображенных в панели лицевых счетов

Начисление услуг

В данном уроке Вы узнаете, как начислить дополнительные услуги на лицевой счет гостя.

Внимание! Услуги по тарифу начисляются на лицевой счет гостя автоматически программой! Не нужно начислять услуги за проживание вручную!

Чтобы начислить дополнительные услуги на лицевой счет гостя, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте список лицевых счетов нужного объекта:

  2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите щелчком мыши фолио, на которое проводится начисление услуги.

    выбор лицевого счета.png

    Примечание: Обычно дополнительные услуги начисляются вручную на личный счет гостя, который обозначен пиктограммой "человечек" человечек.png. Услуги по тарифу начисляются автоматически программой на лицевой счет контрагента, который обозначен пиктограммой "портфель" портфель.png.

    Примечание к примечанию: Если в размещении в поле Платит выбрано «Заказчик», а в поле Заказчик указан контрагент (организация или главный гость), то на каждого гостя создается по два лицевых счета – личный счет гостя (с пиктограммой "человечек") и счет контрагента (с пиктограммой "портфель").

    два счета.png

    Если в поле Платит выбрано «Гость», а в поле Заказчик пусто, то создается по одному личному лицевому счету на каждого гостя брони.

    один счет.png

  3. Нажмите кнопку Начислить.

    начислить.png

    Примечание: Если окно лицевых счетов открыто в двухоконном режиме, то нажмите кнопку Начислить в той рабочей области, где открыт нужный лицевой счет.

    начислить - два окна.png

  4. В открывшемся окне Подбор услуг двойным щелчком выберите начисляемую услугу.
  5. выбор услуги.png

    Примечание: Для поиска услуги введите название услуги в поле поиска.

    поиск услуги.png

  6. В открывшемся окне Начисление проверьте, и если нужно задайте, значения полей Услугу, Цену и Количество.

    начисление.png

    Обратите внимание, что если изменить один из параметров – Цену, Количество услуги или Сумму, то остальные параметры пересчитываются автоматически.
  7. В окне Начисление нажмите кнопку Провести и закрыть.
  8. провести начисление.png


В результате на лицевом счете отображается начисленная услуга. При этом изменяется баланс лицевого счета.

начисленная услуга.png

Сторнирование услуг

В прошлом уроке Вы узнали как начислить услугу на лицевой счет гостя. Но возможна ситуация, когда Вы ошибочно начислили услугу на лицевой счет гостю, или гость по какой-то причине отказался от начисленной услуги. В таком случае необходимо сторнировать данную услугу.

Чтобы сторнировать начисленную услугу, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте список лицевых счетов нужного объекта:

  2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите щелчком мыши фолио, на который ошибочно начислена услуга.

    выбор для сторно.png

  3. Выделите в таблице транзакций лицевого счета услугу, которую нужно сторнировать, и нажмите кнопку Сторно.

    сторнировать.png


  4. В открывшемся окне выберите тип сторно – «Отказ клиента» или «Ошибка сотрудника», и нажмите кнопку ОК.

    тип сторно.png

    Примечание: Если нужно оставить комментарий, то введите его в поле Примечание.
  5. В результате на лицевом счете отображается строка сторно. При этом изменяется баланс лицевого счета.

    строка сторно.png

Перенос услуг

Возможна ситуация, когда Вы случайно начислили дополнительную услугу или на лицевой счет не того гостя, или не на тот лицевой счет нужного гостя. В таком случае можно перенести услугу с одного лицевого счета на другой.

Примечание: Для краткости введем следующие обозначения:
  • счет-отправитель – лицевой счет, с которого нужно перенести услугу
  • счет-получатель – лицевой счет, на который нужно перенести услугу

Чтобы перенести услугу с одного лицевого счета на другой, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте список лицевых счетов того объекта, к которому привязан счет-отправитель, т.е. счет с которого нужно перенести услугу на счет-получатель:

  2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите счет-отправитель.

    счет-отправитель.png

  3. Выделите строку с услугой, которую нужно перенести на другой счет, и нажмите кнопку Перенести.

    перенести.png


    Будьте внимательны! Если в лицевом счете выделить платеж, а не услугу, то соответственно на другой лицевой счет будет перенесен депозит, а не услуга. Поэтому обращайте внимание на сообщение, которое появляется после нажатия на кнопку Перенести, в панели итогов:

    начата операция переноса начислений.png

    начата операция переноса депозита.png

  4. Далее нужно выбрать счет-получатель. Возможны варианты в зависимости от того, где располагается лицевой счет-получатель:

    Вариант №1.

    Лицевой счет-получатель доступен в текущем списке лицевых счетов. Такая ситуация возможна, когда гости, между лицевыми счетами которых переносят услугу, размещаются в одном номере. Или же услугу переносят между счетами одного гостя.

    4.1.  В текущем списке лицевых счетов просто выберите счет-получатель.

    счет-получатель.png

    Примечание: Для удобства можно переключиться в двухоконный режим.

    два окна для удобства.png

    Вариант №2.

    Лицевой счет, на который переносится услуга, не доступен в открытом списке лицевых счетов. Такая ситуация возможна, когда гости, между лицевыми счетами которых переносят услугу, размещаются в разных номерах или же вообще из разных групп гостей.

    4.2.1. Откройте список лицевых счетов того объекта, который содержит счет-получатель - это второй список счетов. Первый список счетов – это тот, который содержит счет-отправитель.

    4.2.2. Во втором списке счетов выберите счет-получатель.

  5. В окне, где открыт счет-получатель, нажмите кнопку Вставить.

    вставить.png 

Примечание:

В том случае, когда оба лицевых счета – отправитель и получатель доступны в одном списке лицевых счетов, то перенос услуги можно выполнить методом перетаскивания. Для этого:

  1. Переключитесь в двухоконный режим.
  2. В одном окне выберите счет-отправитель, в другом – счет-получатель.
  3. Из окна со счетом-отправителем перетащить мышью услугу в окно со счетом-получателем.
  4. два окна - перенос.png

В результате на лицевом счете-получателе отображается перенесенная услуга, а на лицевом счете-отправителе - услуги больше нет. При этом изменяется баланс обоих лицевых счетов - отправителя и получателя.

в результате.png


Оплата

В данном уроке Вы узнаете, как принять оплату за начисленные на лицевой счет гостя услуги.

Примечание: Обычно в лицевых счетах брони еще нет начисленных услуг – услуги начисляются при заезде гостя в лицевые счета размещения. Поэтому если гость еще не поселился, то предоплату по брони можно внести авансом.

Чтобы оплатить услуги, начисленные на лицевой счет гостя, проделайте следующее:

  1. Откройте список лицевых счетов нужного объекта:
  2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите щелчком мыши фолио, по которому проводится оплата услуг.

    оплата выбор счета.png

  3. Нажмите кнопку Оплатить.

    оплата - оплатить.png

    Примечание: Если окно лицевых счетов открыто в двухоконном режиме, то нажмите кнопку Оплатить в той рабочей области, где открыт лицевой счет, по которому проводится оплата.

    оплата - два окна.png

  4. В открывшемся окне Платеж выберите Способ оплаты,проверьте Сумму платежа, и нажмите кнопку Провести и закрыть.

    оплата - платеж.png

В результате в зависимости от выбранного способа оплаты возможны следующие варианты: 

Вариант №1 (Оплата наличными). Если выбрали способ оплаты Наличные, то после проведения платежа (после нажатия кнопки Провести и закрыть) из кассы «вылезает» чек на оплату. В лицевом счете отображается строка, соответствующая проведенному платежу, и изменяется баланс по лицевым счетам.

строка платежа.png

Вариант №2 (Оплата картой). Если выбрали способ оплаты Кредитная карта, то после проведения платежа (после нажатия кнопки Провести и закрыть) на экране появляется окно с предложением вставить карту в терминал. Гость вставляет карту, вводит пин-код на устройстве, и только после этого из кассы «вылезает» чек на оплату. В лицевом счете отображается строка, соответствующая проведенному платежу, и изменяется баланс по лицевым счетам.
Примечание:

Проводите оплату услуг в тот лицевой счет, на который эти услуги начислены! Например, по размещению есть три счета, на один из которых начислены услуги по тарифу за весь номер, а два других с нулевым балансом. Программа не запретит провести оплату на счет с нулевым балансом. При этом общий баланс по лицевым счетам размещения будет нулевым, но балансы по конкретным лицевым счетам не будут нулевыми.

НЕПРАВИЛЬНО

оплата неправильно.png

Или например, по размещению есть два счета, на каждый из которых начислены услуги по тарифу по каждому гостю отдельно. Тогда НЕ нужно вносить общую стоимость по размещению на лицевой счет одного гостя. Проводите оплату по каждому гостю отдельно на соответствующий лицевой счет.


Возврат

В прошлом уроке Вы узнали как оплатить начисленные на лицевой счет услуги. Но возможна ситуация, когда необходимо провести возврат оплаты.

Чтобы оформить возврат, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте список лицевых счетов нужного объекта:

  2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите щелчком мыши фолио с платежом, по которому необходимо провести возврат.

    возврат - выбор счета.png


  3. Выделите платеж, по которому нужно провести возврат, и нажмите кнопку Возврат.

    возврат - возврат.png

    Примечание: Если не выделен ни один платеж, то по умолчанию возврат формируется на сумму "свободных" платежей по текущему лицевому счету.
    Примечание: Если окно лицевых счетов открыто в двухоконном режиме, то нажмите кнопку Возврат в той рабочей области, где выделен платеж, по которому проводится возврат.

    возврат - два окна.png

  4. В открывшемся окне Возврат проверьте Сумму возврата, Способ оплаты и нажмите кнопку Печать заявления и возврат чека.

    возврат - документ.png

    Примечание: Если в поле Примечание указать причину возврата, то она будет отражена в заявлении на возврат.

    причина возврата.png

В результате в зависимости от выбранного способа оплаты возможны следующие варианты:

Вариант №1 (Возврат наличными). Если проводится возврат по платежу наличными, то после проведения возврата (после нажатия кнопки Печать заявления и возврат чека) из кассы «вылезает» чек на возврат. В лицевом счете отображается строка, соответствующая проведенному возврату, и изменяется баланс по лицевым счетам.

возврат строка.png

Вариант №2 (Возврат по карте). Если возврат по платежу кредитной картой, то после проведения возврата (после нажатия кнопки Печать заявления и возврат чека) появляется окно с предложением вставить карту. Гость вставляет карту, вводит пин-код на устройстве, и только после этого из кассы «вылезает» чек на возврат, а в лицевом счете отображается строка, соответствующая проведенному возврату, и изменяется баланс по лицевым счетам.

Также можно распечатать заявление на оформление возврата, которое открывается в отдельном окне после проведения возврата.

заявление на возврат.png


Внесение аванса

Чтобы внести аванс по брони, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте список лиц. счетов брони.

  2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите щелчком мыши фолио, на которое нужно внести аванс.

    аванс - выбор счета.png

  3. Нажмите кнопку Оплатить.

    аванс - оплатить.png

    Примечание: Если окно лицевых счетов открыто в двухоконном режиме, то нажмите кнопку Оплатить в той рабочей области, где открыт лицевой счет, на который вносится аванс.

  4. В открывшемся окне Платеж выберите Способ оплаты, а в таблице Состав платежа в пустой строке выберите услугу, за которую берете предоплату, введите сумму аванса - цена и количество услуги подставятся автоматически, и нажмите клавишу Enter.

    аванс - платеж.png


  5. Проверьте сумму платежа и нажмите кнопку Провести и закрыть.

    оплата - платеж.png


В результате в зависимости от выбранного способа оплаты возможны следующие варианты:

Вариант №1 (Оплата наличными). Если выбрали способ оплаты Наличные, то после проведения платежа из кассы «вылезает» чек на оплату. В лицевом счете отображается строка, соответствующая проведенному авансовому платежу, и изменяется баланс по лицевым счетам.

аванс строка.png

Вариант №2 (Оплата картой). Если выбрали способ оплаты Кредитная карта, то после проведения платежа на экране появляется окно с предложением вставить карту в терминал. Гость вставляет карту, вводит пин-код на устройстве, и только после этого из кассы «вылезает» чек на оплату. В лицевом счете отображается строка, соответствующая проведенному авансовому платежу, и изменяется баланс по лицевым счетам.

Перенос депозита

Предположим, что по каким-то причинам на лицевом счете гостя появились "свободные" деньги. Или Вы внесли оплату за услуги не на тот лицевой счет, куда эти услуги начислены. В таком случае можно перенести эти «свободные» денежные средства (депозит) с одного лицевого счета на другой.

Примечание: Для краткости введем следующие обозначения:
  • счет-отправитель – лицевой счет, с которого нужно перенести депозит
  • счет-получатель – лицевой счет, на который нужно перенести депозит

Чтобы перенести депозит с одного лицевого счета на другой, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте список лицевых счетов того объекта, к которому привязан счет-отправитель:

  2. В открывшемся окне лицевых счетов выберите счет-отправитель.

    выбор первого списка счетов.png

  3. Выделите строку со "свободным" платежом и нажмите кнопку Перенести.

    кнопка перенести.png


    Будьте внимательны! Если в лицевом счете выделить услугу, а не платеж, то соответственно на другой лицевой счет будет перенесена услуга, а не депозит. Поэтому обращайте внимание на сообщение, которое появляется после нажатия на кнопку Перенести, в панели итогов:

    начата операция переноса депозита.png

    начата операция переноса услуги.png

  4. Далее нужно выбрать счет-получатель. Возможны варианты в зависимости от того, где располагается лицевой счет-получатель:

    Вариант №1.

    Лицевой счет-получатель доступен в текущем списке лицевых счетов. Такая ситуация возможна, когда гости, между лицевыми счетами которых переносят депозит, размещаются в одном номере. Или же депозит переносят между счетами одного гостя.

    4.1.  В текущем списке лицевых счетов просто выберите счет-получатель.

    выбор второго списка счетов.png

    Примечание: Для удобства можно переключиться в двухоконный режим.

    два окна.png

    Вариант №2.

    Лицевой счет, на который переносится депозит, не доступен в открытом списке лицевых счетов. Такая ситуация возможна, когда гости, между лицевыми счетами которых переносят депозит, размещаются в разных номерах или вообще из разных групп гостей.

    4.2.1. Откройте список лицевых счетов того объекта, который содержит счет-получатель - это второй список счетов. Первый список счетов – это тот, который содержит счет-отправитель.

    4.2.2. Во втором списке счетов выберите счет-получатель.

    выбор второго списка счетов другой номер.png

    Обратите внимание, что перенос депозита между лицевыми счетами гостей из разных групп гостей разрешен только пользователям, у которых есть право «на перемещение депозитов между лицевыми счетами разных групп гостей». Переносить депозит между лицевыми счетами разных гостей одной группы гостей могут только пользователи с правом «на перемещение депозитов между лицевыми счетами гостей из одной группы гостей». Перенос депозита между лицевыми счетами одного гостя разрешен всегда.
  5. В окне, где открыт счет-получатель, нажмите кнопку Вставить.

    вставить.png


  6. В открывшемся окне Перемещение депозита проверьте сумму переносимого депозита. Если нужно, то откорректируйте сумму, и нажмите кнопку Провести и закрыть.

    провести и закрыть 2.png

Примечание:

В том случае, когда оба лицевых счета – отправитель и получатель доступны в одном списке лицевых счетов, то перенос депозита можно выполнить методом перетаскивания. Для этого:

  1. Переключитесь в двухоконный режим.
  2. В одном окне выберите счет-отправитель, в другом – счет-получатель.
  3. Из окна со счетом-отправителем перетащить мышью платеж в окно со счетом-получателем.
  4. перетянуть мышью.png

  5. В открывшемся окне Перемещение депозита проверьте сумму переносимого депозита и нажмите кнопку Провести и закрыть.

перетянуть мышью - провести.png

В результате на лицевом счете-получателе отображается перенос депозита со знаком «-», а на лицевом счете-отправителе - перенос депозита со знаком «+». При этом изменяется баланс обоих лицевых счетов - отправителя и получателя. 

результат.png


Иностранцы

После поселения иностранного гражданина его нужно зарегистрировать по месту прибытия. Для этого в программе создается документ Запись в журнал регистрации иностранных граждан. В данном документе указываются данные гостя, документ, подтверждающий право на пребывание в РФ, и данные миграционной карты.

Внимание! Регистрация иностранных граждан по месту прибытия проводится в течении одних рабочих суток. Регистрировать нужно всех иностранных граждан независимо от их возраста. 

Из журнала регистрации иностранцев миграционные данные гостей можно передать в электронном виде в Управление по вопросам миграции, а также распечатать «Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания».


Регистрация иностранных граждан

Чтобы зарегистрировать иностранного гостя по месту прибытия, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.

    регистрация - поиск размещения.png


  2. Найдите размещение гостя по ФИО, номеру комнаты, группе гостей или другим параметрам.

  3. Выделите размещение и нажмите кнопку Рег. иностранцев.

    регистрация - зарегистрировать.png

    Примечание: Иногда перед регистрацией нужно открыть размещение и проверить данные, поэтому в документе Размещение под фамилией каждого гостя-иностранца доступна ссылка Зарегистрировать, которая работает аналогичным образом. Кроме того рядом со ссылкой для быстрой регистрации отображается код гражданства гостя.

    зарегистрировать из размещения.png

    Обратите внимание, что если иностранец уже зарегистрирован в программе, то под его фамилией в размещении отображается ссылка на запись в журнале регистрации.

    зарегистрированный.png

  4. В открывшемся окне для создания записи в журнал регистрации иностранных граждан заполните поля, необходимые для формирования уведомления.

    записи о регистрации.png

    Внимание! Если для гостя еще нет записи о регистрации, то в заголовке окна отображается Запись в журнал регистрации иностранных граждан, а если гость уже зарегистрирован в журнале, то заголовок имеет вид: Уведомление <ФИО гостя> с <дата> <№>.

  5. Нажмите кнопку Провести и закрыть, чтобы сохранить запись о регистрации иностранца.

    сохранить регистрацию.png

В результате получаем запись в журнале регистрации иностранных гостей, по которой можно распечатать уведомление о прибытии, а также передать данные в электронном виде в Управление по вопросам миграции.

Особенности заполнения записи о регистрации иностранца

В данном уроке рассматриваются особенности заполнения полей в документе Запись в журнал регистрации иностранных граждан, который создается при регистрации иностранца на основании его размещения.

В документе на различных вкладках указываются все данные, которые необходимы для постановки гостя на миграционный учет и печати бланка Уведомление о прибытии иностранного гражданина.

общие поля.png

  1. Пол – пол гостя.
  2. Дата рождения – дата рождения гостя.
  3. Гражданство – страна, в гражданстве которой состоит гость.
  4. Флажок У гостя уже есть уведомление о регистрации – включите, если у гостя уже есть уведомление, оформленное, например в другой гостинице. Тогда гость регистрируется и делается пометка, чтобы другие смены не печатали ему уведомление. Гость с включенным флажком не попадает в выгрузку данных иностранных гостей в Управление по вопросам миграции.
  5. Обратите внимание, что в силу того, что документ Запись в журнал регистрации создается на основании размещения, часть полей в нем заполнены данными из размещения гостя.

    Вкладка Основные данные

    вкладка основные данные.png

  6. Фамилия, Имя, Отчество – ФИО гостя на русском языке. 
  7. Вид документа удостоверяющего личность, Серия, Номер, Дата выдачи, Действителен до, Кем выдан – паспортные данные гостя. 
  8. Fan ID – паспорт болельщика, который используется во время проведения чемпионатов по футболу. 
  9. Место рождения – место рождения гостя по документу удостоверяющему личность. 
  10. Вкладка Данные миграционной карты и визы

    На данной вкладке указываются данные миграционной карты и документа, подтверждающего право иностранного гражданина на пребывание (проживание) в Российской Федерации.

    вкладка мграционные данные.png

  11. Страна или город откуда прибыл - заполняется автоматически из личной карточки гостя.
  12. Флажок Из-за границы – поставьте, если гость прибыл из-за границы.
  13. Флажок Это первый визит
  14. Дата пересечения границы – заполняется автоматически по размещению гостя.
  15. КПП - введите значение по штампу на миграционной карте.
  16. Номер миграционной карты – введите серию и номер миграционной карты через пробел.
  17. Срок пребывания с, по – сроки пребывания гостя, указанные в миграционной карте. Заполняется автоматически из размещения гостя.
  18. Цель поездки – цель визита из миграционной карты.
  19. Участник гос. программы 
  20. Принимающая организация - принимающая сторона из миграционной карты.
  21. Маршрут 
  22. Профессия или должность 
  23. Стаж работы 
  24. Переключатели для выбора документа, подтверждающего право на пребывание в стране:
    • Без визы – если гость из безвизовой страны, то ему не нужно заполнять дополнительные поля.
    • Виза – если гость из визовой страны, то необходимо заполнить поля согласно его визы.

      виза.png

    • Вид на жительство – если у гостя есть вид на жительство, то нужно заполнить поля согласно его виду на жительство.

      вид на жительство.png

    • Разрешение на временное проживание - если у гостя есть разрешение на временное проживание, то нужно заполнить поля согласно этому документу.

      разрещение на временное проживание.png

  25. Вкладка Сведения о законном представителе

    вкладка законный представитель.png

    На данной вкладке вводятся данные законного представителя, например несовершеннолетнего иностранного гражданина.

  26. Законный представитель – выберите из справочника гостей законного представителя гостя (ФИО может быть и не на русском языке).
  27. Фамилия, Имя, Отчество законного представителя – ФИО законного представителя на русском языке. 

Печать уведомления о прибытии иностранного гражданина

В прошлом уроке Вы узнали как зарегистрировать иностранного гостя в программе.

Чтобы распечатать уведомление о прибытии иностранного гражданина проделайте следующие шаги:


  1. Откройте журнал Фронт-офис и перейдите на вкладку Занято.

  2. Найдите размещение гостя по ФИО, номеру комнаты, группе гостей или другим параметрам и откройте размещение

  3. В открывшемся размещении нажмите ссылку Регистрация №… под фамилией гостя, для которого нужно распечатать уведомление.

    зарегистрировать.png

    Примечание: Если под фамилией гостя отображается ссылка Зарегистрировать, то проведите регистрацию иностранца.

  4. В открывшемся окне Уведомление … нажмите кнопку Печать и выберите пункт Распечатать уведомление о регистрации иностранца.

    печать.png


  5. В открывшемся окне печатной формы нажмите кнопку Печать, если принтер поддерживает двустороннюю печать. Или воспользуйтесь кнопками Печать стр.1 и Печать стр.2 в противном случае.

    уведомление.png

В результате Вы получаете распечатанное уведомление о прибытии иностранного гражданина по утвержденной форме.

Касса

В данной главе Вы узнаете как проводить основные кассовые операции.

Закрытие кассовой смены обычно совпадает с окончанием рабочего дня. Но так как гостиницы работают круглосуточно, то в программе временем начала смены считается время закрытия предыдущей смены. При закрытии кассовой смены программа формирует и распечатывает Z-отчет. В любое время для сверки можно снять кассовый Х-отчет.

Закрытие кассовой смены

Сотрудник в конце каждого рабочего дня (или рабочей смены) должен провести закрытие кассовой смены.

Внимание! Открывать вручную кассовую смену не нужно! Новая кассовая смена откроется автоматически первым платежом, совершенным после закрытия кассовой смены.

Чтобы закрыть кассовую смену проделайте следующие шаги:

  1. Выберите в главном меню пункт Фронт-офис и нажмите Закрытия кассовых смен.

    закрытие кассовой смены меню.png

  2. В открывшемся журнале закрытия кассовых смен нажмите кнопку Закрыть кассовую смену.

    закрыть кассовую смену.png

  3. В открывшемся окне Закрытие кассовой смены нажмите кнопку Закрыть кассовую смену и распечатать Z-отчет.

    закрыть кассовую смену провести.png

    Примечание: При закрытии кассовой смены можно выбрать нужный тип Z-отчета.

    тип z-отчета.png

В результате из кассы «вылезает» чек закрытия кассовой смены и создается документ Закрытие кассовой смены, который отображается в журнале закрытия кассовых смен.

закрытие кассовой смены строка.png

Также программой формируется кассовый Z-отчет, который можно распечатать и приложить к чеку закрытия кассовой смены.

z-отчет.png


Печать кассового Z-отчета

В прошлом уроке Вы узнали, как провести закрытие кассовой смены и распечатать кассовый Z-отчет. Но возможна ситуация, когда Вы закрыли Z-отчет не успев его распечатать или сохранить. В данном уроке вы узнаете как повторно распечатать Z-отчет

Чтобы повторно распечатать Z-отчет по закрытой кассовой смене, проделайте следующие шаги:

  1. Выберите в главном меню пункт Фронт-офис и нажмите Закрытия кассовых смен.

    закрытие кассовой смены меню.png

  2. В открывшемся журнале закрытия кассовых смен найдите документ закрытия кассовых смен на нужную дату и откройте его.

    журнал кассовых смен.png

  3. В открывшемся окне Закрытие кассовой смены … нажмите кнопку Печать Z-отчета.

    повторная печать z-отчета.png

    Примечание: Только пользователи с правами на изменения или удаление проведенных документов закрытия кассовых смен могут повторно распечатать Z-отчет.

В результате сформируется кассовый Z-отчет, который можно повторно распечатать или сохранить.

повторный отчет.png


Печать кассового Х-отчета

В прошлых уроках Вы узнали как сформировать и распечатать Z-отчет.

Иногда для проверки кроме Z-отчета, формируемого при закрытии кассовой смены, может понадобиться X-отчет. В X-отчете отображается текущие состояние наличности в кассе. В отличии от Z-отчета, X-отчет можно сформировать в любое время в течении рабочей смены.

Обратите внимание, что можно распечатать X-отчет программы или снять X-отчет непосредственно с фискального регистратора.

Печать X-отчета программы

Чтобы распечатать X-отчет программы, проделайте следующие шаги:

  1. Выберите в главном меню пункт Фронт-офис и нажмите Закрытия кассовых смен.

    закрытие кассовой смены меню.png


  2. В открывшемся журнале закрытия кассовых смен нажмите кнопку Печать X-отчета программы.

    печать х-отчет программы.png

В результате сформируется X-отчет по платежам зафиксированным в программе, который можно распечатать или сохранить.

х-отчет программы.png


Печать X-отчета по ФР

Чтобы распечатать X-отчет непосредственно по фискальному регистратору, проделайте следующие шаги:

  1. Выберите в главном меню пункт Фронт-офис и нажмите Закрытия кассовых смен.

    закрытие кассовой смены меню.png


  2. В открывшемся журнале закрытия кассовых смен нажмите кнопку Действия и выберите пункт Печать X-отчета по ФР.

    печать х-отчет фр.png

    Примечание: Если выбрать в действиях пункт Печать почасового X-отчета по ФР. То можно получить детальный срез операций по фискальному регистратору.

В результате из кассы «вылезет» X-отчет снятый непосредственно с фискального регистратора.


Сверка итогов по терминалу

Если на рабочем месте подключен эквайринговый терминал, то сотрудник в конце рабочего дня должен провести сверку итогов по платежной системе (терминалу). Эта операция является в некотором роде аналогом закрытия кассовой смены.

Внимание! Кассовую смену можно закрыть только один раз в день (сутки). А сверку итогов по терминалу можно проводить неограниченное количество раз.

Чтобы провести сверку итогов по терминалу проделайте следующие шаги:

  1. Выберите в главном меню пункт Фронт-офис и нажмите Закрытия кассовых смен.

    закрытие кассовой смены меню.png


  2. В открывшемся журнале закрытия кассовых смен нажмите кнопку Действия и выберите пункт Открыть меню сервисных функций платежной системы (терминала).

    меню сервисных функций.png

В результате при успешной сверке итогов из кассового аппарата «вылезет» чек.

Внимание! Если Вы проводите возврат по платежу кредитной картой, после которого еще не проводилась сверка итогов по терминалу, то у гостя возврат пройдет как отмена операции – деньги сразу вернуться на карту. Если же после платежа была проведена сверка итогов по терминалу, то у гостя возврат пройдет как реальный возврат – деньги вернуться на карту через время, например через 3-5 дней (зависит от банка гостя).

Закрытие дня

Проведение закрытия дня

Ситуация: Предположим, что сейчас утро 11-го февраля. Необходимо закрыть вчерашний день, т.е. текущая дата отеля пока еще 10-е февраля.

дата отеля.png


Чтобы провести закрытие дня вручную, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте форму Закрытие дня – для этого нажмите Фронт-офис и выберите Выполнить закрытие дня.

    открыть закрытие дня.png

  2. В открывшемся окне Закрытие дня нажмите кнопку Выполнить проверки. Особенности поведения проверок описаны в следующем уроке.

    выполнить проверки.png

    Обратите внимание, что форму Закрытие дня можно настроить по-разному, соответственно она будет иметь разный вид и функциональность в зависимости от выбранных настроек. Ниже для примера представлена данная форма в нескольких вариантах.

    - Проводится закрытие дня без дополнительных проверок:

    закрытие дня без доп проверок.png

    - Перед закрытием дня проводятся некоторые проверки:

    закрытие дня с доп проверками.png

  3. Нажмите кнопку Закрыть день.

    закрыть день.png

    Примечание: Закрытие периода можно провести только, если успешно пройдены проверки.

    Если все дополнительные проверки пройдены успешно, то возле каждого пункта набора проверок отображается зеленая галочка и кнопка Закрыть день становится активной.

    проверки выполнены.png

    Если какие-то проверки не пройдены, то возле соответствующего проверке пункта отображается красный восклицательный знак и отчет, с помощью которого можно выявить недочеты. Кнопка Закрыть день остается неактивной. В таком случае нужно исправить недочеты, которые мешают поведению закрытия дня, и снова нажать на кнопку Выполнить проверки.

    проверка с ошибками.png

    Если какие-то проверки не пройдены, но их можно проигнорировать при закрытии дня, то возле соответствующего проверке пункта отображается синяя буква "i" и отчет, с помощью которого можно выявить недочеты. На активность кнопки Закрыть деньтакие проверки не влияют.

    проверки не влияющие на закрытие дня.png


В результате успешного закрытия дня создается документ Закрытие периода

успешное закрытие периода.png

и Дата отеля переводится на одни сутки вперед.

дата отеля после закрытия периода.png

Особенности проверок, выполняемых перед закрытием дня

В данном уроке рассмотрим особенности каждого пункта из набора дополнительных проверок, выполняемых программой перед закрытием дня.

Ниже приведена форма Закрытие периода с полным набором дополнительных проверок.

список всех проверок.png

Обратите внимание, Обратите внимание, что все проверки выполняются на текущую дату отеля. В таком случае, если закрытие дня проводят каждое утро, то все проверки выполняются на предыдущую календарную дату относительно текущей даты. Например, закрытие дня проводят утром 11-го февраля, тогда дата отеля до закрытия дня 10-е февраля, и проверки соответственно проводятся на 10-е февраля.
  • Проверка долгов по выехавшим гостям – проверяется наличие долгов по размещениям, дата выезда которых равна дате отеля. Чтобы пройти проверку необходимо принять решение по долгам таких должников. Обычно по ссылке показать отчет открывается отчет 131 – Должники.

    должники.png


  • Проверка незаехавших бронирований – проверяется наличие действующих броней, по которым не заехали гости. Чтобы пройти проверку нужно либо заселить гостей по данным броням, в случае если это забыли сделать или гости опоздали, либо аннулировать данные брони. Обычно по ссылке показать отчет открывается отчет 110 – Планируемый заезд.

    планируемый заезд.png


  • Проверка невыехавших гостей – проверяется наличие размещений, гости которых не выехали. Чтобы пройти проверку необходимо либо выселить не выехавших во время гостей, либо продлить период проживания гостей, которые решили задержаться в гостинице. Обычно по ссылке показать отчет открывается отчет 120 – Планируемый выезд.

    планируемый выезд.png


  • Проверка закрытия смен по ККМ – проверяется выполнение закрытия предыдущей кассовой смены. Чтобы пройти проверку нужно закрыть кассовую смену.

  • Печать отчетов закрытия дня – можно указать папку с отчетами, которые нужно просмотреть и/ или распечатать при каждом закрытии дня. Например, это могут быть какие-то статистические отчеты. Указанные отчеты по умолчанию открываются при выполнении проверки, вручную их можно открыв нажав на Печать отчетов закрытия дня.

  • Проверка начислений – обычно открывается отчет 150 – Журнал транзакций по умолчанию, вручную отчет можно открыть нажав на Проверка начислений. Данный отчет используется для проверки правильности транзакций созданных за прошедший день.

    журнал транзакций.png

Киоск

В гостиницах на стойке ресепшн может быть организована продажа дополнительных услуг или товаров, например сувениров. Обычно эти услуги и товары приобретают не только проживающие гости, но и сторонние клиенты, которые не проживают в гостинице и у которых нет открытых лицевых счетов. В таком случае удобно использовать Киоск - инструмент для быстрой продажи дополнительных услуг с пробитием чека.

Чтобы открыть Киоск нажмите в главном меню кнопку Фронт-офис и выберите пункт Киоск.

открыть киоск.png

На форме киоска можно выделить следующие области:

1 – параметры заказа

2 – заказ

3 – список групп услуг

4 – строка поиска

5 – список услуг

киоск.png


Общая схема использования киоска простая:

  1. Откройте новый заказ

  2. Добавьте услуги в заказ

  3. Выберите способ оплаты и проведите заказ

В параметрах заказа выбирается лицевой счет для начисления услуг заказа. Услуга добавляется в заказ двойным щелчком в списке услуг. Для быстрого поиска можно выбрать группу услуг или найти услугу по наименованию используя строку поиска.

Подробно схема продажи дополнительных услуг через кисок описана в следующем уроке. 


Продажа доп. услуг через киоск

Чтобы продать дополнительные услуги через киоск, проделайте следующие шаги:

  1. Откройте форму киоска.

  2. Определитесь на какой счет будут начислены пробитые по чеку услуги. Возможны варианты в зависимости от того проживает гость в гостинице или нет.

    Вариант №1. Если гость не проживает в гостинице или проживает, но не хочет, чтобы пробитые по чеку услуги были начислены на его персональный лицевой счет, то для начисления услуг нужно использовать лицевой счет киоска, номер которого отображается в поле Лиц. счет.

    лицевой счет киоска.png

    Обратите внимание, что каждый раз при открытии киоска по умолчанию создается новый лицевой счет киоска и подставляется в поле Лиц. счет.

    Чтобы создать новый лицевой счет киоска вручную нажмите на кнопку Новый заказ.
    новый заказ.png

    Вариант №2. Если гость проживает в гостинице, то для начисления услуг можно использовать лицевой счет номера, привязанный к этому гостю.

    Чтобы использовать лицевой счет номера, нужно в поле Комната выбрать номер комнаты, в которой проживает гость, и тогда в поле Клиент подтянется список гостей указанного номера.

    выбор гостя для начисления на номер.png

    Далее из списка выберите гостя, на счет которого в итоге будут начислены услуги. Если в списке нет нужного гостя, то можно воспользоваться лицевым счетом киоска. Если в выбранном номере уже никто не проживает, то список останется пустым, и тогда тоже можно воспользоваться лицевым счетом киоска.


  3. Добавьте в заказ услуги.

    услуги в заказе.png

    Обратите внимание, что добавленные в заказ услуги начисляются на выбранный лицевой счет только после пробития чека. Т.е. пока вы не нажали на кнопку Записать можно удалить добавленные в чек услуги. Для этого нужно выделить услугу и нажать кнопку Удалить.
    удалить услугу.png
    Так же можно закрыть текущий заказ нажав на кнопку Новый заказ. Открыть новый заказ удобно, если, например, гость передумал покупать выбранные услуги, и вам нужно обслужить следующего гостя.

    Добавить услугу в чек можно двумя способами:

    - В строке поиска ввести название услуги и двойным щелчком добавить услугу в чек.

    поиск услуги.png

    Примечание: Поиск услуги ограничивается выделенной группой с вложенными в нее группами в окне выбора папки.

    - В списке папок выбрать группу услуг, а в списке услуг двойным щелчком выбрать услугу из папки.

    выбор из каталога.png

    Обратите внимание, что каждый двойной щелчок мышью увеличивает количество выбранной услуги.
    количество услуги.png

    Кроме того количество услуги и ее цену можно откорректировать вручную в таблице услуг.

    изменение цены услуги.png

  4. Убедитесь, что включен переключатель Начисление, выберите способ оплаты – Наличные или Кредитная карта и нажмите кнопку Записать.

    провести заказ.png


  5. В открывшемся окне нажмите Да, чтобы провести заказ, или Нет, чтобы вернуться в заказ.

    пробить чек.png

    Внимание! Для успешного проведения заказа и пробития чека нужно: или чтобы было заполнено поле Лиц. счет (начисление услуг будет на счет киоска),

    начисление на счет киоска.png

    или чтобы были заполнены поля Комната и Клиент (начисление услуг будет на счет проживающего в номере гостя).

    начисление на гостя.png

    Если не указан Клиент и не указан Лиц. счет, то программа не может определить лицевой счет для начисления услуг по чеку и выдает ошибку.

    не удалось определить лицевой счет.png

В результате после удачного проведения заказа на выбранный лицевой счет начисляются услуги из заказа и соответствующий им платеж, из кассы «вылезает» чек на оплату, окно заказа очищается (киоск готов к формированию следующего заказа) и на экране не на долго отображается сообщение об успешном выполнении заказа.

успешно.png

Чтобы просмотреть транзакции на лицевом счете нажмите кнопку Показать транзакции.

начисленные услуги.png

Часто задаваемые вопросы

Как изменить статус номера?

Ситуация: В конкретном номере нужно изменить текущий статус номера на Чистый. Пусть это, например, номер «32», расположенный на третьем этаже отеля.

В программе для сотрудников службы эксплуатации номеров, а также стойки ресепшн, для работы с номерным фондом предназначена форма Список номеров.

Чтобы изменить статус номера, проделайте следующие шаги:

  1. В главном меню нажмите Фронт-офис и выберите пункт Список номеров.

    открыть список номеров.png

  2. В открывшемся списке номеров выделите номер, в котором нужно изменить статус.

    выделите номер.png

    Примечание: Воспользуйтесь фильтрами, чтобы ускорить поиск нужного номера.

    используйте фильтры.png

    Группа – выберите корпус и/ или этаж.

    Тип номера – выберите категорию номера.

  3. В колонке Статус номера дважды щелкните на статусе выбранного номера и в выпадающем списке выберите статус, который нужно установить в номере.

    выберите новый статус.png

    Примечание: Если в выпадающем списке отображается только текущий статус номера, то или из данного статуса запрещены переходы в другие статусы, или у вас нет прав на установку других статусов номеров.

    нет прав.png


В результате изменяется статус номера, а в окошке слева от списка номеров изменяется количественный состав номеров по статусам.

статус изменился.png

Живая инструкция (нажмите плюсик):

 Как изменить статус номера?

Почему на начальной странице программы отображается количество номеров на заезде, которое не равно реальному заезду?

Ситуация:  В программе на начальной странице отображается какое-то количество номеров к заезду, а вы знаете, что сегодня нет заезда гостей или их количество существенно меньше. Почему так происходит? И что делать в такой ситуации?

начальная страница.png


Первым делом нажмите на начальной странице на ссылку ЗАЕЗД номеров, чтобы перейти на вкладку Заезд журнала Фронт-офис.

заезд номеров.png

Примечание: В заголовке вкладки Заезд отображается количество номеров, которое совпадает с количеством номеров к заезду с начальной страницы программы, и количество гостей. Количество номеров равно количеству броней отображаемых в списке при включенном режиме По номерам, а количество гостей равно количеству броней отображаемых в списке при включенном режиме По гостям.

вкладка заезд.png

По умолчанию, когда в поле Звезд пусто, на данной вкладке отображаются действующие брони двух типов:

  • брони, по которым сегодня ожидается заезд гостей, т.е. дата заезда равна текущей дате

    брони с сегодняшней датой заезда.png

    Обратите внимание, что брони, по которым ожидается заезд, отображаются полужирным или обычным шрифтом.
    Чтобы отобрать только не просроченные брони в поле Заезд укажите текущую дату.

    только не просроченные брони.png

  • просроченные брони, по которым гости должны были заехать вчера или ранее, т.е. дата заезда меньше чем текущая дата

    просроченные брони.png

    Обратите внимание, что просроченные брони отображаются курсивом.
Таким образом, количество номеров на заезде, которое отображается на начальной странице программы, является суммой количества номеров, по которым сегодня действительно ожидается заезд, и количества номеров, заезд по которым уже просрочен.
Примечание: Случай, когда реального заезда нет, а на начальной странице отображается какое-то количество номеров на заезд, означает, что все брони отображаемые на вкладке Заезд в журнале Фронт-офис, являются просроченными бронями.

Поэтому, для того чтобы отображаемое на начальной странице количество номеров на заезде равнялось количеству реальных номеров на заезде, нужно следить за просроченными бронями – например, вовремя аннулировать их.

Зачем нужна кнопка "Обновить"?

Ситуация: Вы открыли журнал брони, поработали с ним, а потом отошли от компьютера и вернулись к работе с журналом через некоторое время. Так как работа с программой ведется в многопользовательском режиме, то нет никакой гарантии, что отображаемые в журнале данные актуальны на текущий момент. Как получить актуальные данные из базы?
На заметку: Обычно работа с программой 1С-Отель ведется в многопользовательском режиме. Это означает, что с базой данных работает несколько пользователей, которые вносят новые данные, изменяют или удаляют старые.

Самое простое решение – закрыть журнал брони, а потом открыть его снова. Но в таком случае вы потратите время на закрытие-открытие журнала и на настройку сбросившихся фильтров в журнале. Чтобы быстро получить актуальные данные из базы нажмите на кнопку Обновить.

Кнопка Обновить есть во всех журналах,

журнал.png

в основных справочниках

справочник.png

и даже на начальной странице программы.

начальная страница.png

Примечание: На начальной странице при нажатии на кнопку Обновить подтягиваются актуальные данные по заезду номеров, количеству занятых номеров, выезду номеров, загрузки номеров и состоянию номеров.
Так выглядит начальная страница в процессе обновления:

начальная страница обновление.png


Почему в журнале размещений не у всех гостей отображается номер комнаты?

Ситуация №1: Вы открыли журнал Фронт-офис на вкладке Занято и увидели, что не у всех гостей списка отображается номер комнаты. Почему?

нет номеров на вкладке Занято.png


Напомним, что на вкладке Занято журнала Фронт-офис отображаются размещения. В размещении обязательно указывается не только категория номера, но и номер комнаты, в которой проживает гость. В журнале Фронт-офис номер комнаты не отображается только у тех гостей, в размещении которых не заполнен шаблон размещения. Такие гости проживают совместно с гостем, размещенным в номере (вид размещения «Номер»), и у них задан вид размещения «Подселение». Но если вы откроете такое размещение «без номера комнаты», то увидите, что в самом размещении номер комнаты задан.

размещение гостя проживающего совместно.png

Таким образом, если вы видите на вкладке Занято гостей без номера комнаты, то это означает, что в журнале Фронт-офис включен переключатель По гостям. В режиме По гостям отображаются как размещения, в которых задан шаблон размещения, так и размещения, в которых не задан шаблон размещения.

гости проживающие совместно.png

Если вы переключитесь в режим По номерам, то в списке у всех гостей будет отображаться номер комнаты. В режиме По номерам отображаются только размещения, в которых задан шаблон размещения. У таких гостей вид размещения - «Номер» или «Место, и всегда отображается номер комнаты.

гости с шаблоном размещения.png

Примечание: Все написанное выше про вкладку Занято верно также для вкладок Выезд и Архив.
Примечание: Обратите внимание, что в режиме По номерам в списке отображается колонка Чел., в которой выводится название шаблона размещения. В режиме По гостям вместо этой колонки отображается колонка Вид размещения с названием вида размещения.


Ситуация №2: Вы открыли журнал Фронт-офис на вкладке Заезд. И видите, что не у всех гостей списка отображается номер комнаты. Почему?

нет номеров вкладка Заезд.png


На вкладке Заезд журнала Фронт-офис отбражаются брони. А в бронях в отличии от размещений может быть указана только категория номера. Таким образом, если на вкладке Заезд в журнале Фронт-офис в режиме По номерам у некоторых гостей не отображается номер комнаты, то это означает, что номер комнаты не выбран в брони.

бронь без номера.png

Кроме того для броней верно все, что было изложено выше касательно отображения размещений в режиме По гостям.


Почему в журнале "Фронт-офис" гости в списках начертаны разными шрифтами: обычным, курсивом и жирным?

Ситуация: Вы открыли журнал Фронт-офис, например на вкладке Заезд. И видите, что отображенные в списке гости имеют разное начертание шрифта: обычный, жирный и курсив. У вас возникает естественный вопрос - для чего используются разные начертания шрифта?

разные начертания гостей.png


Курсивом выделяются «просроченные» брони независимо от того, какой вид размещения у гостей.

курсивом.png

«Просроченной» называется бронь, по которой гость не заехал в срок.

Для начертания «не просроченных» броней используется обычный или жирный шрифт в зависимости от вида размещения гостя. 

не просроченные брони.png

Жирным шрифтом выделяются те гости, у которых вид размещения - «номер».

жирный.png

Соответственно, обычным шрифтом начертаны те гости, у которых вид размещения - «место» или «совместно».

обычный.png

Обратите внимание, что брони, в которых у гостя вид размещения «совместно», отображаются в списке только при включенном переключателе По гостям.

Какие данные можно вводить в поле "Поиск" для поиска броней (размещений)?

Ситуация: В журнале брони и журнале размещений есть поле Поиск. Данное поле используется для поиска броней или размещений. Но часто возникает вопрос – какие данные можно ввести в поле поиска? Например, можно ли ввести номер телефона гостя, указанного в брони, для поиска брони?

поиск.png


Поиск брони (размещения) в списке соответствующих журналов осуществляется только по данным тех полей, которые отображены в списке – Гость, Страна, № брони и т.д.

поиск по полям.png

Чтобы увидеть весь перечень полей доступных для поиска, нажмите кнопку Поиск и в открывшемся окне в поле Где искать нажмите на стрелочку.

список полей для поиска.png

Как видите, в списке доступных для поиска полей (и в журнале брони, и в журнале Фронт-офис) нет телефона гостя, поэтому найти бронь (размещение) гостя по указанному телефону нельзя. Также нельзя найти бронь (размещение) по эл. почте гостя. А вот найти бронь по ФИО - Гость, контрагенту - Зазчик, номеру группы – Группа, дате заезда – Заезд, автору брони – Автор и т.д. можно.

Доступные для поиска поля в журнале брони
полный список полей для поиска - брони.png

Доступные для поиска поля в журнале Фронт-офис
полный список полей для поиска - размещения.png

Как распечатать список гостей на завтрак?

Ситуация: Нужно сформировать список гостей на завтрак на определенную дату, например, на следующий день.

Чтобы сформировать список гостей на завтрак, проделайте следующие шаги:

  1. В главном меню откройте список отчетов – для этого нажмите Главное и выберите Отчеты.

    открыть отчеты.png

  2. В открывшемся окне Отчеты в строке поиска введите название отчета "список гостей на завтрак" и нажмите на кнопку Поиск (или клавишу "Enter"). Откройте отчет нажав на Список гостей на завтрак.

    поиск отчета.png

  3. В открывшемся отчете нажмите на Отбор и в параметрах выберите период, за который нужно сформировать отчет. Нажмите кнопку Сформировать.

    сформировать отчет.png

    Примечание: Проверьте, если нужно, что в поле Набор услуг указан набор услуг, включающий в себя завтраки.

    набор услуг.png


В результате сформируется список гостей на завтрак на указанный период. Список гостей можно распечатать или сохранить на компьютер.

распечатать или сохранить.png


Живая инструкция (нажмите плюсик):

Как распечатать список гостей на завтрак?

Чем отличаются статусы "Занят" и "Занят грязный"?

Если ответить на вопрос кратко, то статус Занят – это статус номера, который выставляется программой автоматически после размещения гостей в номере, а статус Занят грязный – это статус номера, который выставляется специальной регламентной процедурой автоматически каждое утро в занятых номерах. Обычно в номерах со статусом Занят грязный горничные проводят текущую уборку. После такой уборки статус номера опять изменяется на Занят


Примечание:

Для полной картины понимания можно рассмотреть один из возможных циклов смены статусов номеров.

цикл смены статусов.png

Пусть изначально свободный и чистый номер находится в статусе Чистый. После заезда гостей в этот номер, его статус автоматически изменяется на Занят, т.е. номер занят, но еще не требует уборки. На следующий день номер по-прежнему занят гостями, но в нем уже нужно провести текущую уборку, поэтому утром статус занятых номеров автоматически изменяется на Занят грязный. Горничная проводит текущую уборку и возвращает номер в состояние Занят. Такая смена статусов продолжается каждый день, пока гости живут в номере.

После выезда гостей грязный номер становится свободным, следовательно, статус номера изменяется на Грязный. В номере с таким статусом горничная проводит выездную уборку. Далее возможны следующие варианта:

  • после выездной уборки статус номера сразу изменяют на Чистый. Такой номер готов к заезду гостей.

  • после выездной уборки номер ставят На инспекцию. После проведения проверки статус номера изменяют обратно на Грязный, если уборка выполнена некачественно, или же на Чистый, если горничная добросовестно выполнила свою работу.


Как скрыть неиспользуемые пункты меню на вкладке Фронт-офис?

Ситуация: Некоторым пользователям программы вкладка Фронт-офис может показаться перегруженной «лишними» пунктами меню, которые они не используют и использовать не будут, например, по причине отсутствия определенного оборудования. Поэтому и возникает вопрос – как убрать эти «лишние» пункты из меню?

Пусть, например, нужно скрыть подчеркнутые пункты меню на вкладке Фронт-офис.

лишние пункты меню.png


Чтобы скрыть «лишние» пункты меню, проделайте следующие шаги:

  1. В главном меню нажмите Фронт-офис, нажмите на кнопку Настройки и выберите пункт Настройка навигации.

    открыть настройки.png

  2. В открывшемся окне Настройка панели навигации в списке Выбранные команды выделите тот пункт, который нужно убрать со вкладки Фронт-офис, и нажмите кнопку <Удалить.

    удалить пункт.png

  3. Описанным в п.2 способом удалите из списка Выбранные команды все «лишние» пункты меню.
  4. Нажмите на кнопку ОК, чтобы сохранить изменения в меню.

    сохранить изменения в меню.png

В результате удаленные пункты меню больше не отображаются на вкладке Фронт-офис.

настроенное меню.png

Примечание: Если вы случайно удалили нужный пункт меню, то в окне Настройка панели навигации в списке Доступные команды выделите тот пункт, который нужно вернуть и нажмите кнопку Добавить >. Чтобы сохранить изменения меню нажмите на кнопку ОК.

добавить удаленные пункты.png


Живая инструкция (нажмите плюсик):
Как удалить «лишние» пункты меню?
Как вернуть удаленные ранее пункты меню?